Überblick
Mit SO'USE kannst du deinen Hotelgästen einen digitalen Zimmerservice anbieten – vom Frühstück aufs Zimmer bis zur Barabholung. Deine Gäste bestellen per QR-Code direkt über ihr Smartphone, und du erhältst die Bestellung automatisch zur Zubereitung und Auslieferung.
In diesem Artikel erfährst du:
Warum ein eigener Shop für Zimmerservice sinnvoll ist
Welche Touchpoint-Varianten es gibt und welche zu deinem Konzept passt
Wie du Zimmernummern hinterlegst und QR-Codes einsetzt
Was bei der Zahlungsabwicklung zu beachten ist
Warum einen eigenen Shop für Zimmerservice anlegen?
Für die Abbildung des Zimmerservices empfehlen wir dir, einen separaten Shop anzulegen.
Das hat folgende Vorteile:
Eindeutige Zuordnung: Bestellungen können klar dem Zimmer zugeordnet werden – keine Verwechslung mit Tischnummern aus dem Restaurant
Separate Speisekarte: Du kannst eine eigene Zimmerservice-Karte mit spezifischen Angeboten (z. B. Frühstück, Late-Night-Snacks) anbieten
Klare Prozesse: Zimmer- und Tischservice laufen getrennt – das verhindert Überschneidungen bei identischen Nummern
❗ Wichtig: Wenn Room-Service und Tischservice im gleichen Shop betrieben werden und Zimmer- sowie Tischnummern identisch sind (z. B. Zimmer 12 und Tisch 12), kann es zu Verwechslungen kommen.
Zimmerservice einrichten – Schritt für Schritt
Schritt 1: Zimmernummern hinterlegen
Damit du später weißt von welchem Zimmer deine Gäste bestellt haben, müssen diese zunächst im System angelegt werden.
So gehst du vor:
Folge der Anleitung im Artikel (Tisch-)Codes erstellen
Nutze als Beschriftung z.B. Zimmer statt Tisch
Stelle sicher, dass die Zimmer adäquat in deiner Kasse angelegt sind
Info: Zimmernummern können jederzeit angepasst werden – z. B. bei Umbauten oder saisonalen Änderungen.
💡 Tipp: Selbst, wenn du keine Kassenintegration nutzt und die Bestellungen auf bspw. ein Tablet an der Rezeption laufen lässt, benötigst du die Zimmernummer, solange der Gast die Bestellung nicht selber abholen soll.
Schritt 2: Touchpoints auswählen und platzieren
Damit deine Gäste bestellen können, benötigst du Touchpoints – also physische Träger für die QR-Codes.
Mögliche Touchpoint-Formate:
Aufkleber (z. B. auf der Zimmertür-Innenseite oder am Schreibtisch)
Aufsteller (z. B. auf dem Nachttisch)
Plakette (z. B. am Telefon oder an der Minibar)
Druck innerhalb der Gästemappe
💡 Tipp: Schau in unserem Touchpointshop vorbei und lass dich inspirieren. Außerdem beraten wir dich gerne bei der passenden Gestaltung.
Schritt 3: Shop-Einstellungen konfigurieren
Zunächst muss dir dein persönlicher Ansprechpartner einen neuen Order & Pay Shop anlegen. Sprich uns dafür gerne an. Konfiguriere anschließend die passenden Einstellungen:
Shop-Name: z. B. „Zimmerservice"
Servicekonzept: Wähle Tischservice oder Selbstabholung, je nachdem, ob du die Bestellung zum Zimmer bringst oder zur Abholung anbietest
Speisekarte: Weise die passende Zimmerservice-Karte zu (z. B. Frühstückskarte, Roomservice-Menü)
Info: Mehr zum Thema Karte erfährst du in der Kollektion Karteneditor. Wenn du Zimmerservice mit Selbstabholung anbieten willst schaue beim Artikel über Selbstbedienung vorbei.
Entscheidungshilfe: Welcher QR-Code für welches Konzept?
Je nach Betriebsart, Zielgruppe und gewünschtem Ablauf stehen dir vier Varianten zur Verfügung, wie du die QR-Codes platzieren und so auf das System aufmerksam machen kannst. Die folgende Übersicht hilft dir bei der Auswahl des passenden Touchpoints.
1. Zentraler QR-Code (gleicher QR-Code für alle Gäste)
Geeignet für:
Selbstabholung im Restaurant, an der Rezeption oder an der Bar
Kleine Betriebe mit wenigen Zimmern (z. B. Pensionen, Bed & Breakfast)
Einfache Prozesse ohne feste Zimmerzuordnung
Eigenschaften:
Gleicher QR-Code für alle Gäste
Gast kann über SO'USE benachrichtigt werden, wenn die Bestellung fertig ist
Geringer Einrichtungsaufwand
Abgebildet bspw. über Touchpoints auf dem Nachttisch
Zu beachten:
Kein klassischer Zimmerservice, sondern Selbstabholung
Zimmernummer kann zusätzlich manuell durch den Gast eingegeben werden (z.B. wenn auf Zimmer gebucht werden soll)
Es müssen keine Zimmer unter Codes angelegt werden
❗ Wichtig: Die Eingabe der Zimmernummer im Checkout, muss über ein Customfeld konfiguriert werden. Einige Kassen unterstützen jedoch nicht das Drucken von Customfeldern auf den Produktionsbon (siehe Feature-Übersicht). Soll die Bestellung einem Zimmer in der Kasse zugeordnet werden, empfehlen wir Variante 2. Variante 1 funktioniert dagegen gut, wenn man die Zimmernummer weglässt oder im Stand Alone Betrieb arbeitet.
2. Individueller QR-Code je Zimmer
Geeignet für:
Klassischen Zimmerservice mit Lieferung ans Zimmer
Hotels mit vielen Zimmern
Betriebe mit Fokus auf komfortable Gästeerfahrung
Eigenschaften:
Eindeutige Zuordnung der Bestellung zum Zimmer – automatisch
Keine oder reduzierte manuelle Eingabe durch den Gast (je nachdem, welche Zusatzinformationen abgefragt werden)
Klarer und schneller Bestellprozess
Abgebildet bspw. über Touchpoints auf dem Nachttisch
Zu beachten:
Höherer Einrichtungsaufwand – jeder QR-Code muss individuell erstellt und zugeordnet werden
Pflege der QR-Codes bei Zimmeränderungen erforderlich (z. B. bei Renovierungen)
3. QR-Code in der Gästemappe
Geeignet für:
Klassische Hotelzimmer mit traditioneller Ausstattung
Gäste, die analoge Informationen bevorzugen
Kombination aus Print und Digital
Eigenschaften:
Fester Touchpoint im Zimmer – gut sichtbar in der Gästemappe
Kombinierbar mit Option 1 und 2
Passt zu klassischem Hotelambiente
Zu beachten:
Austausch der Gästemappen bei QR-Code-Änderungen erforderlich
Sichtbarkeit abhängig von der Platzierung – nicht alle Gäste öffnen die Mappe
4. QR-Code über Zimmer-TV
Geeignet für:
Moderne Hotelkonzepte mit Smart-TV-Ausstattung
Digital affine Gäste
Zimmerservice ohne gedruckte Materialien (papierlos)
Eigenschaften:
Digitale Darstellung direkt im Zimmer – prominent auf dem TV-Screen
Möglichkeit individueller QR-Codes je Zimmer (je nach TV-System)
Modernes, nachhaltiges Image
Zu beachten:
Technische Abstimmung mit dem TV-Softwareanbieter erforderlich
Prüfen, ob:
individuelle QR-Codes je Zimmer darstellbar sind
ein statischer oder dynamischer QR-Code benötigt wird
bestimmte Formate oder Schnittstellen erforderlich sind
❗ Wichtig: Die Integration hängt von deinem TV-System ab. Bitte kläre die technischen Anforderungen vorab mit deinem TV-Anbieter.
Wichtige Hinweise zur Zahlungsabwicklung
Keine PMS-Integration verfügbar
Bitte beachte:
Es besteht keine Schnittstelle zu einem PMS (Property Management System)
Eine automatische Buchung auf die Hotelrechnung ist derzeit nicht möglich
Mögliches Szenario:
Interne Weiterverarbeitung der Umsätze (z. B. manuelle Übertragung ins Hotelsystem am Ende des Tages)
Bei Bezahlung über Zimmernummer manueller Übertrag der Zimmernummer aus Kasse ins PMS
Onlinepayment aktivieren – unsere Empfehlung
Wir empfehlen dir daher die Aktivierung des Onlinepayments, um Zahlungsausfälle und manuelle Abrechnungen zu vermeiden.
Vorteile von Onlinepayment:
Sofortige Zahlung – kein Risiko von Zahlungsausfällen
Weniger Verwaltungsaufwand – keine nachträgliche Abrechnung nötig
Komfort für Gäste – einfache und sichere Bezahlung per Smartphone
❗ Wichtig: Ohne Onlinepayment müssen Zahlungen manuell nachverfolgt und ggf. am Ende des Aufenthalts abgerechnet werden – das erhöht den Verwaltungsaufwand und das Ausfallrisiko.
FAQs
Kann ich Zimmer- und Tischservice im gleichen Shop betreiben?
Grundsätzlich ja – wir empfehlen jedoch die Trennung in zwei separate Shops, um Verwechslungen bei identischen Zimmer- und Tischnummern zu vermeiden.
Wie viele Zimmernummern kann ich anlegen?
Es gibt keine Begrenzung – du kannst so viele Zimmernummern anlegen, wie dein Hotel hat.
Kann ich die Zimmernummern später ändern?
Ja, Zimmernummern können jederzeit unter Codes im Backoffice geändert werden. Achte jedoch darauf, dass du sie auch in der Kasse entsprechen anpasst bzw. die richtig Verlinkung besteht.
Welche QR-Code-Variante ist die beste?
Das hängt von deinem Konzept ab:
Zentraler QR-Code: Einfach und kostengünstig – ideal für kleine Betriebe
Individueller QR-Code: Beste Gästeerfahrung – ideal für gehobene Hotels
Können Gäste auch ohne Onlinepayment bestellen?
Ja – allerdings müssen Zahlungen dann manuell nachverfolgt werden. Wir empfehlen Onlinepayment, um Aufwand und Ausfallrisiko zu minimieren.
Kann ich eine Verbindung zu meinem PMS (z. B. Protel, Opera) herstellen?
Aktuell ist keine PMS-Integration verfügbar. Bestellungen müssen manuell ins Hotelsystem übertragen werden, wenn gewünscht.