Zweck und Nutzen
Die Vorbestellen-Funktion ermöglicht es deinen Gästen, Bestellungen für einen späteren Zeitpunkt aufzugeben – sei es für Abholung oder Lieferung. Du kannst genau steuern, wie weit im Voraus bestellt werden kann und wann die Annahme von Bestellungen endet.
Vorteile:
Bessere Planbarkeit für deine Küche und dein Personal
Vermeidung von Überlastung zu Stoßzeiten
Reduzierung von Wartezeiten für Gäste
Flexibilität bei der Arbeitsorganisation (z. B. Annahmeschluss für bestimmte Kategorien)
Möglichkeit, Vorlaufzeit an Auslastung oder Artikelanzahl anzupassen
Info: Diese Funktion ist nur in der Lizenz Pick Up & Delivery verfügbar.
Voraussetzungen
Aktive SO'USE-Lizenz: Pick Up & Delivery
Shop-Öffnungszeiten müssen in den Shopseinstellungen konfiguriert sein
Kassenintegration wird für einige Funktionen benötigt
Vorbestellungen einrichten
So gelangst du zur Funktion
Logge dich ins Backoffice ein
Wähle den Shop für Pick Up & Delivery aus (links neben 3. Zahnrad)
Öffne die Shopseinstellungen (3. Zahnrad)
Klicke auf den Reiter Bestellen
Wähle Vorbestellen
Aktiviere die Option Vorbestellen über den Toggle
Info: Die Einstellungen können auf den ersten Blick etwas erschlagend wirken. Dieser Artikel hilft dir dabei, genau zu verstehen was du einstellen kannst und was für dich sinnvoll ist, um deinen Shop optimal zu konfigurieren.
Die Vorbestellen-Einstellungen im Detail
Vorbestellen & Sofortbestellung aktivieren/deaktivieren
Toggle 1: Vorbestellen
Funktion: Schaltet die gesamte Vorbestellungsfunktion ein oder aus.
Aktiviere dafür den Schieberegler hinter der Optionen Vorbestellen (1).
❗Achtung: Ohne Aktivierung dieses Toggles sind alle weiteren Einstellungen inaktiv.
Toggle 2: Sofortbestellung deaktivieren
Funktion: Wenn aktiviert, können Gäste nicht mehr sofort bestellen – sie müssen immer einen zukünftigen Zeitpunkt wählen.
Was bedeutet Sofortbestellung deaktivieren?
Wenn du die Sofortbestellung deaktivierst (2), können Gäste nur basierend auf deinen zeitlichen Vorgaben bei dir bestellen (z. B. 10 oder 30 Minuten in der Zukunft).
Wenn du Sofortbestellungen erlaubst, können Gäste ohne jegliche zeitliche Verzögerung Bestellungen zur Abholung oder Lieferung aufgeben – in der Erwartung, dass diese direkt abholbereit sind bzw. geliefert werden.
In den meisten Fällen ist das unrealistisch, daher empfehlen wir dir, die Sofortbestellung deaktiviert zu lassen.
💡 Tipp: Mit der Funktion Vorlauf für Vorbestellungen hast du ein wunderbares Mittel, um deinen Gästen exakte Zeiten für Abholung und/oder Lieferung zu kommunizieren. Wir verzichten daher auf die Angabe von Abhol- und Lieferzeiten (bekannt von Lieferando, Wolt und co.). Dadurch ist auch ein Zulassen von Sofortbestellungen in den meisten Fällen nicht sinnvoll.
Vorlauf für Vorbestellungen
Funktion
Hier definierst du die benötigte Vorlaufzeit für die Zubereitung von Bestellungen.
Diese Funktion steuert, ab wann Gäste frühestens Abhol- und/oder Lieferzeiten auswählen können – abhängig von Artikelanzahl und Produktionszeit.
Konfiguration
Du kannst festlegen:
Ab welcher Artikelanzahl die Regel greift
Wie viel Zeit benötigt wird
Zeiteinheit (Minuten, Stunden, Tage)
Bestelltyp: Abholung, Lieferung oder Alle Typen
Einstellungen Speichern
weitere Vorlaufzeit anlegen (bspw. für einen anderen Typen oder höhere Anzahl von Artikeln)
❗Achtung: Achte darauf, dass der Typ für den du eine Vorlaufzeit einrichten willst auch aktiviert ist. Hier erfährst du mehr darüber, wie du Lieferung aktivieren kannst.
Info: Wenn du sowohl Abholung als auch Lieferung für deinen Shop aktiviert, aber nur für einen Typ eine Vorlaufzeit festgelegt hast, wird für den anderen Typ keine Vorlaufzeit angenommen.
Wirkung im Bestellprozess
Mit der Einstellung im oberen Bild können deine Gäste für frühestens 10 Minuten in der Zukunft bestellen (ab 1 Artikel im Warenkorb). Im Checkout sind die verschiedenen Uhrzeiten immer in fünf-Minuten-Abständen aufgeführt (beginnend und endend abhängig von deinen Shop-Öffnungszeiten). Das Muster von ganzen Stunden gefolgt von je fünf-Miunten-Abständen bleibt immer gleich (z.B. 19:00 Uhr, 19:05 Uhr, 19:10 Uhr). Ist also ein Vorlauf von 10 min konfiguriert und der Gast gibt eine Bestellung um bspw. 18.58 Uhr auf, wird als erste Uhrzeit 19:10 Uhr angezeigt.
Praktische Tipps
Wenn du dir nicht sicher bist, wie viel Vorlaufzeit du einstellen sollst, messe, wie lange du für die Zubereitung deiner Speisen brauchst.
Achte bei Bestellungen zur Lieferung darauf, dass die Lieferzeit Teil der Vorlaufzeit sein sollte. Das heißt wenn du 30 min zur Vorbereitung brauchst und die Lieferzeit ca. 30 min beträgt, solltest du 60 min bei Zeit hinterlegen.
Wenn dein Liefergebiet verschieden groß ist, gib lieber eine etwas längere Vorlaufzeit an.
Es ergibt außerdem Sinn basierend auf der Anzahl der Artikel eine längere Vorlaufzeit zu hinterlegen. Bspw. ab 5 oder dann ab 10 Artikeln.
💡 Tipp: Wenn du bspw. ein Catering anbietest, kannst du hier auch Stunden oder Tage als Vorlaufzeit anglegen. Achte darauf, dass bei der Einstellung Tage die einzelnen Uhrzeiten verwinden und nur noch Tage ausgewählt werden können.
Annahmeschluss für Vorbestellungen
Funktion
Du kannst für jede Kategorie individuelle Annahmeschlüsse definieren.
Diese geben an, bis zu welcher Uhrzeit ein Gast seine Vorbestellung abgeben muss.
Beispiel
Shop-Öffnungszeiten: 11:00 Uhr bis 22:00 Uhr
Kategorie: Warme Speisen
Annahmeschluss: 21:00 Uhr
Dauer: 1 h
Ergebnis: Der Gast kann ab 21:00 Uhr keine warmen Speisen mehr bestellen. Die Bestellung ist erst wieder für den nächsten Tag ab 11:00 Uhr möglich (sofern keine Vorlaufzeit hinterlegt ist).
Konfiguration
Auswahl der betroffenen Kategorien (Mehrfachauswahl möglich)
Festlegung des Annahmeschluss
Definition der Dauer der Sperrzeit
Auswahl der Zeiteinheit (Minuten, Stunden)
Auswahl des Bestelltyps: Abholung, Lieferung, Alle Typen
Speichern der Regel
Neuen Annahmeschluss hinzufügen für weitere Kategorien mit anderen Zeiten
💡 Tipp: Als Dauer legst du idealerweise die Zeit zwischen dem Annahmeschluss deiner Kategorie und deiner Schließzeit in den Shop-Öffnungszeiten fest.
Info: Wenn du sowohl Abholung als auch Lieferung für deinen Shop aktiviert, aber nur für einen Typ einen Annahmeschluss festgelegt hast, wird für den anderen Typ kein Annahmeschluss angenommen.
Anwendungsfall
Du möchtest verhindern, dass Gäste vor allem Speisen aus Kategorien bestellen, für die bspw. die Küche ab einem bestimmten Zeitpunkt keine Kapazität mehr hat oder für die gewisse Geräte bereits mit Vorlauf zu den Schließzeiten abgestellt werden müssen (z.B. um sie zu reinigen). So kannst du verhindern, dass kurz vor deiner Schließung noch eine aufwändig zu produzierende Bestellung eingeht.
Wirkung im Bestellprozess
Gäste erhalten eine Hinweismeldung, wenn ein Artikel zu einer gewählten Vorbestellzeit nicht verfügbar ist.
Die Meldung zeigt:
Nicht alle Artikel sind in der gewählten Zeit verfügbar.
Welcher Artikel betroffen ist (z.B. Antipasti Teller Groß)
Die nächstmögliche Vorbestellzeit (z.B. 16.10 12:06)
Den Grund: Annahmeschluss für Vorbestellungen: 00:00
Option: Artikel entfernen oder andere Zeit wählen
Info: In der Regel wird die Funktion für Speisekategorien genutzt, bspw. wenn die Küche eher schließt als die Bar.
Maximaler Vorlauf für Vorbestellungen
Funktion
Du kannst begrenzen, wie weit im Voraus Vorbestellungen möglich sind.
Beispiele
maximal 2 Tage im Voraus
maximal 1 Woche im Voraus
Konfiguration
Eingabe der Zeit (z.B. 2)
Auswahl der Einheit (Minuten, Stunden, ganze Tage (24 Stunden ab Bestellzeit), Tage (bis Tagesende))
Speichern
Info: ganze Tage (24 Stunden ab Bestellzeit) bedeutet, dass bei einer Zeit von bspw. 2, erst 48 h von der aktuellen Bestellzeit des Gastes hinzugerechnet werden und anschließend noch der ganze Tag für Bestellungen zur Verfügung steht.
Beispiel: Gast befindet sich am 4.2. um 10:00 Uhr im Checkout. Bei einer Vorlaufzeit von 2 ganzen Tagen, kann er noch am 6.2. bis zu Schließzeit bestellen.
Tage (bis Tagesende) bedeutet in unserem Bespiel wiederum, dass der aktuelle Tag als ein Tag und der folgende als zweiter Tag gewertet wird. Der Gast könnte also maximal bis zur Schließzeit am 5.2. bestellen.
Warum diese Begrenzung?
Verhindert, dass Gäste für weit entfernte Zeitpunkte bestellen, wenn du z. B. noch keine Verfügbarkeit garantieren kannst
Erleichtert die Planung
Praktische Tipps
In der Regel ergibt eine Vorbestellung von bis zu 7 Tagen Sinn. Wenn du jedoch bspw. Speisen für besondere Feiertage im Voraus anbietest, kann auch eine längere Zeitspanne sinnvoll sein.
💡 Tipp: Bietest du bspw. eine Catering um die Weihnachtstage an und willst, das Gäste zu ausgewählten Tagen weit im Vorhinein bestellen können, wähle eine entsprechend lange Vorlaufzeit aus und konfigurieren in den Shop-Öffnungszeiten Besondere Bestelltage.
Verarbeitungszeiten
Funktion
Diese Funktion steuert, wann eine Vorbestellung in der Kasse erscheint bzw. in der Kasse verarbeitet und ausgedruckt wird.
Die Bestellung wird erst zu Beginn der benötigten Verarbeitungszeit von SO'USE an die Kasse übergeben.
Warum ist das sinnvoll?
Verhindert, dass Vorbestellungen zu früh gedruckt werden und die Küche überschwemmen
Sorgt dafür, dass das Essen frisch zubereitet wird
Bessere Übersichtlichkeit für das Personal
Info: Auch im Stand Alone Betrieb kann diese Funktion genutzt werden, um den Bondruck der Bestellung bis zum ausgewählten Zeitpunkt zurückzuhalten.
Konfiguration
Konfiguriere:
ab welcher Anzahl von Artikeln die Verarbeitungszeit greifen soll (z.B. 1)
die konkrete Verarbeitungszeit (z.B. 20)
die Zeiteinheit: Minuten, Stunden, Tage
Speichere deine Einstellungen
Nutze den Button Neuen Verarbeitungszeit hinzufügen für weitere Verarbeitungszeiten, z.B. ab einer höheren Anzahl von Artikeln (dann längere Verarbeitungszeit)
Beispiel
Verarbeitungszeit 1: 20 Minuten, ab einem Artikel
Gast 1 bestellt 2 Artikel
Zeit der Bestellaufgabe: 11:00 Uhr
gewählte Abholzeit: 16:00 Uhr → Bestellung erscheint um 15:40 Uhr in der Kasse bzw. wird 15:40 Uhr ausgedruckt
Verarbeitungszeit 2: 40 Minuten, ab vier Artikeln
Gast 2 bestellt 5 Artikel
Zeit der Bestellaufgabe: 12:00 Uhr
gewählte Abholzeit: 16:00 Uhr → Bestellung erscheint um 15:20 Uhr in der Kasse bzw. wird 15:20 Uhr ausgedruckt
Praktische Tipps
Hier ist entscheidend, wann du von einer Bestellung erfahren musst, damit du genügend Zeit hast, sie zu produzieren. Das hängt stark davon ab, wie du vor Ort arbeitest.
Du solltest zwei Dinge in Betracht ziehen:
Willst du immer direkt von Bestellungen wissen, die ein Gast aufgeben hat? Auch wenn dieser bspw. erst für in zwei Tagen bestellt?
Willst du, dass eine Bestellung, die für mehrere Tage in der Zukunft bestellt wurde, auf dem Tagesabschluss des Tages an dem die Bestellung aufgegeben wurde zu sehen ist oder an dem Tag an dem sie produziert bzw. geliefert/abgeholt werden soll?
Wie du siehst kommt es vor allem darauf an, welche maximale Vorlaufzeit für Bestellungen du deinen Gästen einräumst. Ist diese bspw. maximal das Ende des aktuellen Tages, kannst du die Bestellungen direkt übergeben und ausdrucken lassen und selber planen, wann du die Produktion starten willst. Auch mit dem Tagesabschluss gibt es dann kein Problem.
Wenn du allerdings eine längere Vorlaufzeit ermöglichst, empfehlen wir dir mit Verarbeitungszeiten zu arbeiten.
💡 Tipp: Nutze die Verarbeitungszeit im Verhältnis zur Vorlaufzeit. Wenn du zum Beispiel eine Vorlaufzeit von 30 Minuten hast, ist es sinnvoll, eine Verarbeitungszeit von ebenfalls 30 Minuten einzustellen, sodass du genau diese 30 Minuten hast, um die Bestellung zu produzieren.
Zeiten bei hoher Auslastung blockieren
Funktion
Mit dieser Funktion kannst du die Anzahl der Bestellungen pro Zeitraum begrenzen.
Warum ist das sinnvoll?
Verhindert Überlastung zu Stoßzeiten
Garantiert Qualität und Pünktlichkeit
Bessere Planbarkeit für die Küche
Konfiguration
Aktiviere die Funktion, indem du die Checkbox Vorbestellzeiten bei vielen Bestellungen ausblenden anwählst
Lege im Feld Maximale Bestellungen pro Zeitraum die Anzahl an Bestellungen fest die maximal für den Zeitraum bestellt werden dürfen (z.B. 3)
wähle den Zeitraum im Dropdown (5 min, 10 min, 15 min, 30 min, 60 min)
Beispiel
Es sollen nur vier Bestellungen pro 20 Minuten möglich sein und es wurden innerhalb von 20 min vier Bestellungen aufgegeben (Kreuze im Bild)
Jede der vier Bestellungen blockt sowohl in die Zukunft als auch in die Vergangenheit einen Solt von 20 min (im Bild orange) aufgeteilt in 5-Minuten-Blocks (wobei der letzte Block je wegfällt)
Wenn sich vier von diesen Slots überlagern, ist die Bestellzeit für eine fünfte Bestellung geblockt, solange, bis sich nur noch drei Slots überlagern (siehe unterste Zeile - orange = geblockt, grün = frei)
Wirkung
Sofortbestellung (falls aktiviert) und Vorbestellzeiten werden für den eingestellten Zeitraum deaktiviert
Die Optionen werden Gästen grau dargestellt
Praktische Tipps
Wenn du dir unsicher bist, ob du Zeiten für eine hohe Auslastung blocken sollst, dann betreibe deinen Pick Up & Delivery Shop zunächst ohne diese Einstellung. Nachdem du deine ersten Erfahrungen mit dem Bestellaufkommen sammeln konntest, kannst du auch im Nachhinein jederzeit ein Limit setzen.
Gebündelte Vorbestellungen
Funktion
Hier kannst du festlegen, dass Vorbestellungen gesammelt und zu einem bestimmten Zeitpunkt übergeben werden - also an die Kasse gesendet bzw. gedruckt werden.
Warum ist das sinnvoll?
Ermöglicht eine gesammelte Vorbereitung
Bessere Planung für die Küche
Konfiguration
Aktiviere die Funktion über den Button Hinzufügen
Hinterlege die Zeit zu der du die Vorbestellungen übergeben möchtest
Lege den Zeitraum fest, für welchen die Vorbestellungen gebündelt übergeben werden sollen, sowie die Zeiteinheit
Füge bei Bedarf weitere Zeiträume für gebündelte Vorbestellungen hinzu
Beispiel
Kantine, die immer Vorbestellungen für die Mittagspause des kommenden Tages annimmt.
Shop-Öffnungszeit: 11:30 Uhr bis 13:00 Uhr
Übergabezeit: 10:00 Uhr
Übergabezeitraum: 10:00 bis 13:00 Uhr → Alle Vorbestellungen für diesen Zeitraum werden um 10:00 Uhr gesammelt übergeben
Die Küche kennt so die exakte Anzahl und die Art der Bestellungen und kann genau diese Speisen vorbereiten.
Praktische Tipps
Wenn du einen bessern Überblick über die schon aufgegebenen Vorbestellungen eines Tages haben willst, kann es sich durchaus lohnen, diese gebündelt und noch vor der Öffnungszeit an die Kasse zu übergeben bzw. ausdrucken zu lassen. Gerade, um bspw. die richtige Menge an Teig usw. vorzubereiten oder einfach einen Überblick über den Andrang zu haben. Alternativ kannst du auch nur mit Verarbeitungs- und Vorlaufzeiten arbeiten - dann hättest du auch einen entsprechenden Zeitraum zur Vorbereitung, jedoch keinen Überblick über alle bereits aufgegebenen Vorbestellungen zu einem Zeitpunkt.
Beipsiele: Vorbestellungen optimal einrichten
Für eine Cafébar/Pizzeria mit Abholung
Szenario: Du möchtest, dass Gäste mindestens 30 Minuten im Voraus bestellen, maximal 2 Tage, Öffnungszeiten 10:00 Uhr bis 23:00 Uhr
Einstellungen:
Vorbestellen: Aktiviert
Sofortbestellung deaktivieren: Ja (Gäste sollen min. 30 min im Voraus bestellen)
Vorlauf für Vorbestellungen: 30 Minuten (sollte Lieferung dazu kommen z.B. 60 min)
Annahmeschluss: Keine Speisen ab 21:00, Dauer 2 h (so können nur noch Getränke bestellt werden)
Maximaler Vorlauf: 2 Tage
Verarbeitungszeiten: 30 Minuten (damit die Bestellung 30 min vor Abholung in der Kasse erscheint)
Hohe Auslastung blockieren: 5 Bestellungen pro 30 Minuten
Gebündelte Vorbestellungen: nicht notwendig
Für ein Catering-Service nur mit Vorbestellung
Szenario: Du nimmst nur Vorbestellungen an, mindestens 1 Tag im Voraus, Öffnungzeiten 10.00 Uhr bis 18.00 Uhr
Einstellungen:
Vorbestellen: Aktiviert
Sofortbestellung deaktivieren: Ja (nur Vorbestellungen möglich)
Vorlauf für Vorbestellungen: 24 h (so vermeidest du, dass nur Tage angezeigt werden und gibst dem Gast weiterhin Zeiten zur Auswahl)
Annahmeschluss: nicht benötigt
Maximaler Vorlauf: 2 Wochen (14 Tage)
Verarbeitungszeiten: keine (Bestellungen sollen sofort gedruckt und anschließend für den Zeitraum notiert werden)
Hohe Auslastung blockieren: 1 Bestellungen pro 60 min
Gebündelte Vorbestellungen: keine
FAQs
Was ist der Unterschied zwischen Vorlauf und Verarbeitungszeit?
Vorlauf: Wie lange im Voraus der Gast mindestens bestellen muss (z. B. 2 Stunden)
Verarbeitungszeit: Wann die Bestellung in der Kasse erscheint (z. B. 20 Minuten vor gewünschtem Zeitpunkt)
Beispiel: Vorlauf 2 Stunden + Verarbeitungszeit 20 Minuten = Gast bestellt um 10:00 Uhr für 12:00 Uhr → Bestellung erscheint um 11:40 Uhr in der Kasse.
💡 Tipp: In den meisten Fällen ist es jedoch sinnvoll, wenn Vorlauf- und Verarbeitungszeit gleich sind.
Warum sieht der Gast keine Vorbestellen-Option?
Mögliche Gründe:
Toggle Vorbestellen ist nicht aktiviert
Der Gast befindet sich in einem Zeitraum, der durch Annahmeschluss blockiert ist
Zeiten sind wegen zu hoher Auslastung blockiert
Kann ich unterschiedliche Einstellungen für Abholung und Lieferung treffen?
Ja! Viele Einstellungen (z. B. Vorlauf, Annahmeschluss) kannst du spezifisch für Abholung oder Lieferung konfigurieren. Wenn du spezifische Werte setzt, werden die allgemeinen Werte ignoriert.
Werden Vorbestellungen automatisch angenommen?
Ja, Vorbestellungen werden automatisch angenommen, sofern sie innerhalb der definierten Parameter liegen.
Kann ich Vorbestellungen für bestimmte Artikel deaktivieren?
Ja, über den Annahmeschluss kannst du spezifische Kategorien ausschließen oder zeitlich begrenzen. Wenn du gewisse Artikel gar nicht für Vorbestellungen anbieten willst, empfehlen wir jedoch sie ganz aus dem Sortiment zu nehmen.
Was passiert bei Feiertagen oder Sonderöffnungszeiten?
Die Vorbestellungsfunktion orientiert sich an deinen Shop-Öffnungszeiten. Wenn du an einem Tag geschlossen hast, können Gäste auch keine Vorbestellungen für diesen Tag aufgeben.
Troubleshooting
Problem: Vorbestellungen erscheinen zu früh/zu spät in der Kasse
Passe die Verarbeitungszeit an
Beispiel: Wenn Bestellungen 40 Minuten vor Abholung erscheinen sollen, stelle 40 Minuten ein
Problem: Zu viele Bestellungen für einen Zeitpunkt
Aktiviere Zeiten bei hoher Auslastung blockieren
Reduziere die maximale Anzahl Bestellungen pro Zeitraum
Nutze Gebündelte Vorbestellungen, um schon zu Beginn des Tages einen Überblick über deine Auslastung zu erhalten
Problem: Gäste beschweren sich über zu langen Vorlauf
Reduziere den Vorlauf für Vorbestellungen
Kommuniziere den Vorlauf klar auf deiner Website/Karte (z.B. in der Begrüßungsnachricht)
Problem: Bestellungen für geschlossene Tage sind möglich
Prüfe deine Shop-Öffnungszeiten
Stelle sicher, dass Feiertage/Urlaub korrekt hinterlegt sind
Stelle sicher, dass du sowohl für Lieferung als auch für Abholung Öffnungszeiten festgelegt hast (sofern du beides anbietest)
Kontaktiere den Support, wenn das Problem weiterhin besteht
Problem: Verarbeitungszeit wird ignoriert
Prüfe, ob du spezifische Einstellungen für Abholung/Lieferung gesetzt hast – diese überschreiben allgemeine Werte
Stelle sicher, dass die Kassenintegration aktiv ist (ggf. Verarbeitungsfehler?)
Überprüfe, ob Gebündelte Vorbestellungen aktiv ist – ggf. wurde die Bestellung schon zum gewählten Zeitpunkt übergeben