Nutzen und Voraussetzungen
Nutzen
Dein Adyen-Account ist die zentrale Anlaufstelle für alle Onlinezahlungsinformationen bzgl. SO'USE. Hier kannst du:
Transaktionen überwachen: Alle Zahlungen in Echtzeit einsehen
Auszahlungen nachvollziehen: Wann wurde welcher Betrag auf dein Konto überwiesen?
Rückerstattungen verwalten: Zahlungen an Gäste zurückerstatten
Reports erstellen: Buchhaltungsrelevante Berichte herunterladen
Benutzer verwalten: Zugriffsrechte für Team-Mitglieder festlegen
Info: Der Adyen-Account ergänzt dein SO'USE Backoffice und bietet tiefere Einblicke in deine Zahlungsabwicklung.
Voraussetzungen
Bevor du deinen Adyen-Account nutzen kannst, stelle sicher, dass:
Du das Adyen-Onboarding erfolgreich abgeschlossen hast
Du deine Zugangsdaten (Usernamel und Passwort - per E-Mail erhalten) parat hast
Du über die notwendigen Berechtigungen verfügst (Account-Administrator oder benutzerdefinierte Rechte)
Login zum Adyen-Account
Du hast zwei Möglichkeiten, dich in deinem Adyen-Account anzumelden:
Variante 1: Direkter Login über Adyen
Öffne die URL: https://essentials-live.adyen.com/essentials/
Gib deinen Username und dein Password ein (dein Username ist in den meisten Fällen die gleiche E-Mail, die di für den Admin-Account des SO'USE Backoffices verwendest)
Klicke auf Log In
Gib den verification code aus der Authentifizierungsmethode, die du beim ersten Log In gewählt hast ein und klick auf Continue
Info: Wenn du noch mit dem alten Log In arbeitest, kann es sein, dass du statt der E-Mail-Adresse deinen alten Benutzernamen aus der initialen Registrierungsmail von Adyen eingeben musst und zusätzlich bei Account SOUSEApp.
Variante 2: Login über SO'USE-Kunden-Account
Melde dich in deinem SO'USE Backoffice an
Öffne die Accounteinstellungen (erstes Zahnrad)
Navigiere zu Adyen
Klicke auf ADYEN DASHBOARD ÖFFNEN
Mache weiter mit 2. von Variante 1
💡 Tipp: Der Login über SO'USE ist besonders praktisch, wenn du bereits im Backoffice arbeitest.
Adyen-Account
Dashboard: Startseite
Nach dem Login landest du auf der Startseite deines Adyen-Accounts. Hier siehst du folgende Statistiken auf einen Blick
Transaktionen: Anzahl der verarbeiteten Zahlungen
Umsatz: Gesamtbetrag in deiner Währung
Zeiträume: Filterung nach Tag, Woche oder Monat
Info: Die Startseite kann leider nicht individuell angepasst werden. Die angezeigten Daten sind standardisiert.
💡 Tipp: Unten links kannst du die Sprache ändern.
Zahlungen: Transaktionen einsehen und verwalten
Der Menüpunkt Zahlungen bietet dir eine Liste aller Transaktionen.
Transaktionsliste verstehen
Übersicht aller Zahlungen mit PSP- und Händler-Referenz
Wichtige Begriffe:
PSP-Referenz: Eindeutige Transaktionsnummer von Adyen
Händlerreferenz: Fortlaufende Bon-ID aus dem SO'USE-System
Bon-ID im SO'USE-System finden
Du kannst über die Händlerreferenz (Bon-ID) direkt zur entsprechenden Bestellung in SO'USE springen:
Öffne eine beliebige Bestellung in SO'USE
Schau in die Adresszeile deines Browsers: https://igetnow.com/login/dashboard/xxxxxxxx/detail (Link neues Orderdashboard, auch mit Link des alten Dashboards möglich)
Ersetze xxxxxxxx durch die gewünschte Händler-Referenz (Bon-ID) (immer eine 8-stellige Nummer)
Drücke Enter → die Bestellung wird angezeigt
❗ Achtung: Es ist nicht möglich, über Bon-IDs Rückschlüsse auf andere Gastronomen zu ziehen oder fremde Bon-IDs aufzurufen. Jeder Account sieht nur seine eigenen Daten.
Zahlungsdetails einsehen
Klicke auf eine Transaktion, um am rechten Bildschirmrand detaillierte Informationen anzuzeigen:
Übersicht
Hier findest du:
Zahlungsdetails: Datum, Transaktionsnummer, Zahlungsart (z.B. Visa, Mastercard)
Kreditkartenangaben: Letzte vier Ziffern, Kartentyp
Händlerinformationen: Händlerreferenz (Bon-ID) und Name deines Händlerkontos
Acquirer-Antwort: Exakter Antwortcode vom Zahlungsdienstleister (wichtig bei abgelehnten Transaktionen)
Rückerstattung
Eingabemaske für Rückerstattungen
So erstattest du eine Zahlung:
Öffne die Transaktion
Wechsle zum Reiter Rückerstattung
Überprüfe die Händlerreferenz (Bon-ID)
Passe den Rückerstattungsbetrag an (falls nur Teilrückerstattung gewünscht)
Klicke auf Zahlung erstatten
Klicke nochmal auf Bestätigen
❗ Achtung: Die Rückerstattung wird direkt auf die ursprünglich verwendete Zahlungsmethode des Gastes ausgezahlt. Dies kann 3-7 Werktage dauern. Stelle sicher, dass dein Adyen-Account min. in Höhe des stornierten Betrages gedeckt ist. Wenn du SO'USE im Stand Alone Betrieb ohne weitere Eingabe in ein Kassensystem nutzt, solltest du Stornos nur in SO'USE durchführen, da du sonst die Berichte verfälscht!
💡 Tipp: Wenn du Stornierungen direkt über das SO'USE Backoffice vornimmst, musst du dich dafür nicht in deinen Adyen Account einloggen. Teilstornos können wiederum nur in Adyen vollzogen werden.
Verlauf (Zahlungshistorie)
Die Historie zeigt dir den zeitlichen Ablauf jeder Zahlung:
Wann ist die Zahlung eingegangen?
Wann wurde sie autorisiert?
Wann wurde sie zur Auszahlung freigegeben?
💡 Tipp: Bei Problemen mit einer Transaktion hilft dir diese Timeline, den genauen Zeitpunkt des Fehlers zu identifizieren.
Zahlungsreklamationen (Chargebacks)
Unter Zahlungsreklamationen siehst du alle von Gästen reklamierten Zahlungen.
Was ist ein sog. Chargeback?
Ein Gast fordert eine Zahlung über seine Bank zurück (z.B. bei behauptetem Betrug oder Nichterhalt einer Leistung).
So gehst du vor:
Prüfe die Reklamation
Lade Belege hoch (z.B. Bon, Liefernachweis)
Antworte innerhalb der von Adyen gesetzten Frist
❗ Achtung: Nicht beantwortete Chargebacks werden automatisch zugunsten des Gastes entschieden. Aktiviere die Benachrichtigungen und prüfe diese regelmäßig!
Finanzen: Reports und Abrechnungen
Aggregierte Abwicklung
Hier erhältst du einen zusammengefassten Report, bei dem Zahlungen nach Kartensystemen (Visa, Mastercard, Amex) und Zahlungsmethoden (kontaktlos, Chip, Online) gruppiert werden.
Das ist ideal für einen schnellen Überblick ohne Einzeltransaktionen.
Rechnungen
Unter Rechnungen findest du die mtl. Abrechnung der Transaktionsgebühren für die Nutzung des Zahlungsdienstes.
Was steht auf den Abrechnungen?
Transaktionsgebühren
Zusatzkosten (z.B. Chargeback-Gebühren)
❗ Achtung: Die sog. Settlementreports, also die Abrechnungen, die du hier herunterladen kannst, sind keine Rechnungen im buchhalterischen Sinne! Hier fehlt nämlich der Ausweis der Steuer. Du erhältst von uns Anfang des Monats eine Rechnung per E-Mail oder kannst dir diese im Backoffice herunterladen.
Sales to Payouts
Hier findest du den wohl wichtigsten Bericht für die Buchhaltung. Er zeigt dir Umsätze und Auszahlungen getrennt voneinander.
Schritt-für-Schritt:
Navigiere zu Finanzen > Sales to Payouts
Wähle oben rechts einen Datumsbereich (sonst wird nur der aktuelle Zeitraum angezeigt!)
Exportiere den Bericht bei Bedarf (z.B. für deine Buchhaltung)
Wechsle zwischen den Reitern Umsatz und Auszahlungen
Reiter Umsatz
Du siehst:
Überblick über Gesamtumsatz
Rückerstattungen (Refunds)
Ausstehende Auszahlungen (noch nicht auf dein Konto überwiesen)
Balkendiagramm zur Umsatzhistorie
Balkendiagramm zu Rückerstattungen
Detailansicht nach Zahlungsweisen (Visa, Mastercard, etc.)
Reiter Auszahlungen
Funktionen:
Balkendiagramm erfolgter Auszahlungen
Klick auf einen Balken zeigt Details zur Auszahlung
Optionen:
Reduzierte Ansicht im Browser (1)
Detaillierten Report herunterladen(2)
💡 Tipp: Lade den detaillierten Report für deine Buchhaltung herunter. Er enthält alle Transaktionen, Gebühren und Nettobeträge.
Abwicklungsdetails
Hier kannst du dir Reports erstellen, die jede einzelne Transaktion mit...
Transaktionsnummer
Gebühren pro Transaktion
enthalten.
Interaktive Zahlungsabrechnung (Interactive Payment Accounting)
Der umfassendste Bericht, falls deine Buchhaltung einzelnen Transaktionen im Detail nachvollziehen will. Er zeigt alle Status und Änderungen einer Zahlung.
Vorgehensweise:
Klicke auf Bericht verwalten (oben rechts)
Wähle einen Gültigkeitsbereich (Datumsbereich)
Wir empfehlen folgende Filter anzuwenden:
Received (Zahlung eingegangen)
SentForRefund (Rückerstattung initiiert)
Settled (Abgerechnet)
Refunded (Rückerstattung abgeschlossen)
Chargeback (inkl. SecondChargeback und ChargebackReversed)
Info: Der Download kann auf Grund der Datengröße bis zu einer Stunde dauern.
❗ Achtung: Es kann Unterschiede zwischen den monatlich berechneten Kosten und den tatsächlich in Rechnung gestellten Beträgen geben. Das liegt daran, dass Adyen die tatsächlich angefallenen Kosten erst wenige Tagen nach Monatsende kennt (z.B. weil tatsächliche Kreditkartengebühren meist erst nach 2-3 Tagen errechnet werden können, sog. IC+)
Auszahlungskonten
Du kannst hier dein Auszahlungskonto hinterlegen und verwalten. Außerdem siehst du einen Status darüber, ob das Konto aktuell verifiziert ist und somit Auszahlungen stattfinden.
Auszahlungskonto ändern
Wenn du ein neues Konto hinterlegen willst, gehst du folgendermaßen vor:
Entferne das alte Konto über die drei Punkte auf der rechten Seite (es darf maximal ein Konto pro Währung geben)
Klicke anschließend auf Auszahlungskonto hinzufügen
Hinterlege deine Daten (siehe auch Angaben zur Auszahlung)
Info: Die Änderung kann bis zu drei Tage dauern. In dieser Zeit finden keine Auszahlungen statt.
Auszahlungsrhythmus
Standardmäßig ist der sog. T+2 Rhythmus eingestellt. Das bedeutet du erhältst täglich die Auszahlungen der Transaktionen, die vor zwei Tagen abgewickelt wurden (ausgenommen sind Wochenenden). Das bedeutet, dass du eine Transaktion von Freitag bis Sonntag am Dienstag ausgezahlt bekommst und eine Transaktion von Montag am Mittwoch, usw. Du kannst den Auszahlungsrhythmus gegen Aufpreis auf T+1 einstellen.
💡 Tipp: Da Adyen leider keine Benachrichtigung zur Verfügung stellt, wenn es Probleme mit dem Auszahlungskonto gibt, von Zeit zu Zeit aber neue Dokumente zur Verifizierung fordert, solltest du auch hier regelmäßig den Status des Kontos prüfen. Wir tuen dies allerdings auch auf wöchentlicher Basis für dich.
Pay by Link und Filialen
Du kannst diese beiden Menüpunkte ignorieren, da deren Funktionen nicht freigeschaltet sind.
Terminals
Dieser Menüpunkt richtet sich an Nutzer von über SO'USE bezogenen physische Kartenlesegeräte.
Was kannst du hier tun?
Terminals verwalten
Status überprüfen
Einstellungen anpassen
Info: Dies betrifft dich vor allem dann, wenn du mit Self-Oder-Kiosken arbeitest oder für deinen Betrieb EC-Kartengeräte über uns bezogen hast.
Benutzer verwalten
Du kannst weitere Benutzerkonten mit eingeschränkten Rechten anlegen.
Schritt-für-Schritt:
Navigiere zu Benutzer
Klicke auf Neuen Benutzer anlegen
Gib E-Mail-Adresse und Name ein
Wähle die zu verwaltenden Konten und Rollen (du kannst die einzelnen Rollen ausklappen und findest eine Beschreibung diese)
Klicke auf Benutzer erstellen
Benachrichtigungseinstellungen
Unter Benachrichtigungseinstellungen kannst du dich über verschiedene Vorgänge automatisch benachrichtigen lassen, indem du den Schalter auf der rechten Seite aktivierst.
Wir empfehlen dir folgende Benachrichtigungen zu ativieren:
Benachrichtigungen über Chargebacks
Betrügerische Zahlungen
Kontoeinstellungen
Hier findest du eine Übersicht deiner Accountdaten und kannst deine Rechnungsemail angeben.
Wir bitten dich jedoch darum, deine E-Mail hier nicht zu hinterlegen, da die Information nicht automatisch bei uns landet. Wie du diese stattdessen ändern kannst findest du hier.
FAQs
Wo kann ich einzelne Transaktionen und deren Status nachvollziehen?
Gehe zu Zahlungen. Dort werden alle abgeschlossenen Transaktionen (erfolgreich wie nicht erfolgreich) aufgelistet.
Wo finde ich eine Abrechnung, die an die Buchhaltung weitergegeben werden kann?
Die tatsächlichen Rechnungen findest du nicht im Adyen-Account. Folge stattdessen dem Artikel Wo finde ich meine Rechnungen?. Wenn es dir um eine detaillierte Übersicht zu den Transaktionskosten geht, empfehlen wir dir den Bericht unter Finanzen > Interaktive Zahlungsabrechnung.
Wo kann ich den Status meiner Auszahlungen von Adyen auf mein Bankkonto nachvollziehen?
Unter Finanzen > Sales to Payouts > Reiter Auszahlungen. Klicke auf einen Balken im Diagramm und lade den detaillierten Bericht herunter.
Wie lange dauert es, bis Geld auf meinem Konto ist?
Standardmäßig ist der sog. T+2 Rhythmus eingestellt. Das bedeutet du erhältst täglich die Auszahlungen der Transaktionen, die vor zwei Tagen abgewickelt wurden (ausgenommen sind Wochenenden). Das bedeutet, dass du eine Transaktion von Freitag bis Sonntag am Dienstag ausgezahlt bekommst und eine Transaktion von Montag am Mittwoch usw. Du kannst den Auszahlungsrhythmus gegen Aufpreis auf T+1 einstellen.
Kann ich Auszahlungen auf mehrere Bankkonten verteilen?
Ja, jedoch nur wenn du mehrere Adyen-Accounts nutzt.
Warum stimmen die Gebühren in "Sales to Payouts" für die Monatsperiode nicht mit meiner Adyen-Rechnung überein?
Adyen kennt zum Zeitpunkt der Transaktion nicht zwingend alle Gebühren - weswegen diese erst nach Beendigung des Monats errechnet und abgezogen werden. Es kann also durchaus sein, dass die angezeigten Transaktionensgebühren auf Monatsbasis nicht mit denen in deiner Rechnung übereinstimmen.
Mögliche Gründe:
Nicht alle Dienstleistungen werden direkt von Abrechnung abgezogen
Wechselkursschwankungen
Gebühren bei Kreditkarten sind nicht direkt bei Wertstellung klar, da Banken erst untereinander kommunizieren müssen (sog. IC+)
Prüfe die Interaktive Zahlungsabrechnung für eine detaillierte Aufschlüsselung.
Wie erstatte ich eine Zahlung an einen Gast?
Stornierungen solltest du immer über das SO'USE Backoffice vornehmen. Nur Teilstornierungen musst du in Adyen vornehmen. Gehe folgendermaßen vor:
Zahlungen
Wähle die Transaktion
Reiter Rückerstattung
Oasse den Betrag an (falls nötig)
klicke auf Zahlung erstatten.
Stelle sicher, dass dein Adyen-Account min. in Höhe des stornierten Betrages gedeckt ist und storniere niemals in Adyen, wenn du SO'USE im Stand Alone Betrieb ohne Kasse verwendest, da sonst die Berichte aus SO'USE verfälscht werden.
Troubleshooting – Probleme und Lösungen
Problem: Ich kann mich nicht im Adyen-Account anmelden
Mögliche Ursachen & Lösungen:
Falsches Passwort: Nutze die Funktion Passwort vergessen
Account noch nicht aktiviert: Prüfe deine E-Mails nach der Aktivierungsmail von Adyen
Zwei-Faktor-Authentifizierung: Stelle sicher, dass du den Code aus der Authenticator-App eingibst
Browser-Problem: Lösche Cache und Cookies oder nutze einen anderen Browser
Account gesperrt: Kontaktiere unseren Support, wir leiten dein Anliegen weiter
Problem: Eine Transaktion wird nicht im Adyen-Account angezeigt
Mögliche Ursachen & Lösungen:
Transaktion noch nicht abgeschlossen: Warte 5-10 Minuten und aktualisiere die Seite
Falscher Datumsbereich: Prüfe den Filter oben rechts
Transaktion fehlgeschlagen: Prüfe unter Zahlungen auch solche mit dem Status Refused
Falsche Location: Wenn du mehrere Adyen-Accounts hast, stelle sicher, dass du den richtigen Account geöffnet hast
Problem: Der Report "Sales to Payouts" zeigt keine Daten
Mögliche Ursachen & Lösungen:
Keine Transaktionen im Zeitraum: Wähle einen anderen Zeitraum
Berechtigungsproblem: Dein Benutzer-Account hat möglicherweise keinen Zugriff auf Finanzberichte → Kontaktiere den Account-Administrator
Problem: Ich habe eine Rückerstattung initiiert, aber der Gast hat das Geld noch nicht erhalten
Mögliche Ursachen & Lösungen:
Bearbeitungszeit: Rückerstattungen dauern 3-7 Werktage, je nach Bank des Gastes
Rückerstattung noch nicht abgeschlossen: Prüfe in der Zahlungshistorie der Transaktion den Status
Falsche Karte: Wurde die ursprüngliche Karte zwischenzeitlich gesperrt? Der Gast muss sich an seine Bank wenden
Problem: Die Auszahlung ist niedriger als erwartet
Mögliche Ursachen & Lösungen:
Transaktionsgebühren: Adyen zieht Gebühren pro Transaktion ab
Rückerstattungen: Wurden im selben Zeitraum Rückerstattungen vorgenommen?
Chargebacks: Reklamierte Zahlungen werden von der Auszahlung abgezogen und führen zur Bildung eines sog. Deposits, also eines Pfands, den Adyen einbehält, um sich vor weiteren Chargebacks zu schützen
Detailansicht prüfen: Lade den detaillierten Report unter Auszahlungen herunter, um alle Abzüge nachzuvollziehen
Problem: Ich finde die Adyen-Rechnung nicht
Mögliche Ursachen & Lösungen:
E-Mail nicht erhalten: Prüfe deinen Spam-Ordner
Ausländische Rechnungsadresse: Bei nicht deutschen Kunden, kann es zu Verzögerungen bei der Rechnungsstellung kommen → sprich uns im Zweifelsfall gerne an
Download in SO'USE: Hier findest du Infos, darüber, wie du an deine Rechnung kommst