Wozu dient diese Funktion?
Mit der Benutzerverwaltung kannst du mehrere Benutzerkonten für dein Team anlegen und jedem Nutzer gezielt Zugriff auf bestimmte Funktionen und Einstellungen geben. So stellst du sicher, dass jeder Mitarbeiter nur das sieht und bearbeiten kann, was für seine Rolle relevant ist – vom Service bis zum Management.
Was kannst du mit der Benutzerverwaltung machen?
Mehrere Nutzer anlegen (z. B. Management-Account, Service-Account, Schichtleitung)
Zugriffsrechte individuell vergeben (z. B. nur Bestellungen empfangen, keine Einstellungen ändern)
Standorte und Shops einschränken (z. B. nur Location A, nur Shop 1)
Bestehende Nutzer bearbeiten oder löschen
Alle Benutzer findest du zentral in der Nutzerliste. Dort kannst du Konten filtern, anpassen oder neue Nutzer hinzufügen.
So legst du einen neuen Benutzer an
Melde dich in deinem SO'USE Backoffice an und öffne das Menü oben links
Wechsle in die Accounteinstellungen (1. Zahnrad)
Wähle den Menüpunkt Benutzer
Klicke auf das Plus untern rechts um einen neuen Benutzer anzulegen
Gib die E-Mail-Adresse des neuen Benutzers ein
Vergib ein Passwort (der Nutzer kann es später selbst ändern)
Wähle die Locations und Shops aus, für die der Nutzer Zugriffsrechte erhalten soll (siehe nächster Abschnitt)
Klicke auf Speichern
Fertig! Der neue Benutzer kann sich jetzt mit seinen Zugangsdaten unter igetnow.com/login anmelden.
❗ Achtung: Es muss mindestens bei einer der vier Berechtigungen eine Location ausgewählt werden, damit der Nutzer angelegt wird.
Welche Zugriffsrechte kannst du vergeben?
Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Nutzers kannst du vier zentrale Berechtigungen vergeben. Für jede Berechtigung kannst du genau auswählen, für welche Locations oder Shops sie gelten soll.
1. Bestellungen empfangen
Der Nutzer kann eingehende Bestellungen und Checkouts der jeweiligen Shops im alten oder neuen Orderdashboard sehen und bearbeiten (z. B. benachrichtigen, stornieren, drucken). Außerdem die Bestellübersicht aufrufen (Detailinformationen zu allen Bestellungen).
Beispiel: Servicemitarbeiter, die Tischbestellungen im Stand Alone Betrieb via Tablet annehmen oder beim Servicekonzept Selbstbedienung Benachrichtigungen versenden müssen.
2. Karte bearbeiten (Karteneditor nutzen)
Der Nutzer kann die Speisekarte der jeweiligen Shops anpassen (z. B. Artikel hinzufügen/ausblenden, Kategorien erstellen/ausblenden, Preise bzw. Verlinkungen anpassen, Kartenimport aus Kasse triggern, Kopier-Tools verwenden).
Beispiel: Küchenchef, Barchef oder Marketing-Verantwortliche
3. Einstellungen bearbeiten
Der Nutzer kann alle Shopeinstellungen (3. Zahnrad) im Backoffice ändern (z. B. Shop-Öffnungszeiten, Checkoutkonfigurationen, Liefergebiete, etc.), nicht jedoch Location- oder Accounteinstellungen (2. und 3. Zahnrad).
Beispiel: Management oder technische Administratoren
Info: Location- und Accounteinsstellungen (bis auf Konto) können nur vom Adminaccount bearbeitet werden.
4. Statistiken sehen
Der Nutzer kann den Menüpunkt Statistiken einsehen (z. B. Umsätze).
Beispiel: Inhaber, Controller oder Schichtleitung
Typische Rollenverteilung in SO'USE
Hier sind ein paar Praxisbeispiele für sinnvolle Rechtevergaben:
💡 Tipp: Beachte, dass die Nutzung des Backoffice je nach genutzter Lizenz sehr unterschiedlich sein kann. Während deine Mitarbeiter bei integrierter Kasse kaum Berührungspunkte damit haben werden, ist die Nutzung bei Stand Alone viel entscheidender. Auch wenn du eine Lieferdienstintegration nutzt, brauchen deine Mitarbeiter zur Bestellverwaltung entsprechenden Zugriff.
Management / Inhaber
Empfohlene Rechte:
✅ Bestellungen empfangen
✅ Karte bearbeiten
✅ Einstellungen bearbeiten
✅ Statistiken sehen
Warum: Volle Kontrolle über Inhalte, Systeme und Auswertungen.
Info: Als Backofficeinhalber erhältst du diese Berechtigungen automatisch.
Schichtleitung / Teamleitung
Empfohlene Rechte:
✅ Bestellungen empfangen
✅ Karte bearbeiten (optional – z. B. für Tagesgerichte)
❌ Einstellungen bearbeiten
✅ Statistiken sehen (optional – für Schichtauswertungen)
Warum: Verantwortliche Mitarbeiter mit mehr Überblick, aber ohne Systemzugriff, um Fehlkonfigurationen zu vermeiden.
Servicemitarbeiter
Empfohlene Rechte:
✅ Bestellungen empfangen
❌ Karte bearbeiten
❌ Einstellungen bearbeiten
❌ Statistiken sehen
Warum: Ideal für Servicekräfte, die nur mit Bestellungen arbeiten sollen. Keine Ablenkung durch unnötige Menüpunkte.
❗ Achtung: Servicemitarbeiter könnten so trotzdem Bestellungen stornieren. Falls du das nicht wünscht, solltest du überlegen keine Berechtigung zu vergeben.
So bearbeitest oder löschst du einen Benutzer
Benutzer bearbeiten
Gehe zu Accounteinstellungen (1. Zahnrad) → Benutzer
Klicke auf das Stift-Symbol neben dem Benutzer
Passe E-Mail-Adresse, Passwort oder Zugriffsrechte an
Klicke auf Speichern
Benutzer löschen
Gehe zu Accounteinstellungen (1. Zahnrad) → Benutzer
Klicke auf das Papierkorb-Symbol neben dem Benutzer, um ihn zu löschen
❗ Achtung: Das Löschen erfolgt sofort und ohne Rückfrage. Der Nutzer kann sich danach nicht mehr anmelden.
Best Practices – So arbeitest du effizient und sicher
1. Lege nur so viele Nutzer an wie nötig
Zu viele Accounts erhöhen das Sicherheitsrisiko und erschweren die Übersicht.
2. Vergib Rechte rollenbasiert, nicht pauschal
Nicht jeder braucht volle Admin-Rechte. Arbeite mit den vier Berechtigungen, um Zugriffe präzise zu steuern.
3. Nutze Locations- und Shop-Filter
Bei mehreren Standorten oder Shops kannst du Berechtigungen gezielt einschränken (z. B. Schichtleiter nur für Location A).
4. Vergib Admin-Rechte sparsam
Die Berechtigung Einstellungen bearbeiten sollte nur wenigen Personen zur Verfügung stehen, um Fehlkonfigurationen zu vermeiden.
5. Überprüfe regelmäßig Nutzerkonten
Besonders bei Personalwechsel: Lösche alte Accounts oder passe Berechtigungen an.
6. Dokumentiere intern, wer welche Rechte hat
Vor allem bei mehreren Standorten hilft eine interne Liste (z. B. Excel oder Notion), um den Überblick zu behalten.
FAQs
Wie viele Benutzer kann ich anlegen?
Es gibt keine feste Obergrenze. Du kannst beliebig viele Nutzer anlegen – achte aber darauf, nur so viele wie nötig zu erstellen.
Kann ein Benutzer sein Passwort selbst ändern?
Ja! Jeder Benutzer kann sein eigenes Passwort über die Login-Seite ändern → siehe Wie kann ich mein Passwort ändern?
Was passiert, wenn ich einen Benutzer lösche?
Der Benutzer kann sich nicht mehr anmelden. Bereits getätigte Aktionen (z. B. angelegte Artikel, bearbeitete Bestellungen) bleiben erhalten.
Kann ich einem Benutzer nur für bestimmte Locations Rechte geben?
Ja! Bei jeder der vier Berechtigungen kannst du genau auswählen, für welche Locations und Shops sie gelten soll.
Kann ich die Berechtigung „Bestellung stornieren" separat vergeben?
Aktuell ist das Stornieren von Bestellungen in der Berechtigung Bestellungen empfangen enthalten und kann nicht separat gesteuert werden.
Troubleshooting
Problem: Ich kann keinen neuen Benutzer anlegen
Stelle sicher, dass du mindestens eine der vier Berechtigungen aktiviert hast und für diese Berechtigung min. eine Location ausgewählt wurde. Ohne diese Auswahl kann der Nutzer nicht gespeichert werden.
Problem: Ein Benutzer sieht bestimmte Menüpunkte nicht
Prüfe die Zugriffsrechte des Nutzers. Wenn z. B. Statistiken sehen nicht aktiviert ist, wird der Menüpunkt nicht angezeigt. Einige Menüpunkte sind jedoch immer nur für den Admin zu sehen!
Problem: Ich habe versehentlich einen Benutzer gelöscht
Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden. Du musst den Nutzer neu anlegen mit den gleichen Zugangsdaten.
Problem: Ein Benutzer kann sich trotz korrekter Zugangsdaten nicht anmelden
Prüfe, ob der Benutzer noch aktiv ist (nicht gelöscht). Stelle sicher, dass die E-Mail-Adresse und das Passwort korrekt geschrieben sind. Falls das Problem weiterhin besteht, setze das Passwort zurück → siehe Wie kann ich mein Passwort ändern?