Überblick
Das alte Order-Dashboard gibt dir einen vollständigen Überblick über alle eingehenden und abgeschlossenen Bestellungen deines Backoffices. Du findest es im Menü unter Bestellungen. Dort findest du die einzelnen Bestellungen und kannst deren Detailansicht aufrufen (wenn du den Self Checkout verwendest findest du ebenfalls eine Übersicht zu den einzelnen Checkouts). Außerdem stehen dir einge Filteroptionen, sowie im Kontextmenü oben rechts (drei Punkte) weitere Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Egal ob du mit Kassenintegration oder im Stand Alone Betrieb arbeitest, du brauchst das Orderdashboard bspw. für Stornierungen, das Erkennen und Beheben von Verarbeitungsfehlern oder das Versenden von Benachrichtigungen an deine Gäste.
Reiter Bestellungen im alten Orderdashboard (Trennnung in Checkouts nur bei aktivem Self Checkout)
Info: Neben dem hier beschriebenen (alten) Order-Dashboard steht dir auch das neue Order-Dashboard zur Verfügung, welche das alte perspektivisch ersetzen soll. Mach dich also gerne bereits damit vertraut - den entsprechenden Button um dort hin zu gelangen, siehst du oben rechts im Bild.
Funktionen
Die Filterleiste
Die Filterleiste befindet sich direkt über der Bestellungsliste. Mit ihr kannst du die angezeigten Bestellungen gezielt einschränken.
Alle Bereiche anzeigen (1)
Wähle, ob Bestellungen aus allen Shops oder nur aus einem bestimmten Shop angezeigt werden sollen. Standardmäßig sind alle Shops ausgewählt.
Info: Wenn du nur einen einzelnen Shop auswählen willst musst du diesen vorher im Menü ausgewählt haben (links neben dem dritten Zahnrad). Es kann immer nur der gerade gewählt Shop einzeln gezeigt werden.
Abgeschlossene zeigen (2)
Aktiviere oder deaktiviere die Anzeige von bereits abgeschlossenen Bestellungen. Ist die Option deaktiviert, siehst du nur offene Bestellungen – das hilft dir, den Überblick im laufenden Betrieb zu behalten.
Info: Wann Bestellungen abgeschlossen sind und nicht erklären wir weiter unten im Artikel.
Vorbestellungen anzeigen (3)
Aktiviere oder deaktiviere die Anzeige von Vorbestellungen. Wenn du keine Vorbestellungen nutzt, kannst du die Checkbox ignorieren.
💡 Tipp: Vorbestellungen werden nur im Pick Up & Delivery Shop genutzt. Du solltest sie in diesem Fall nicht ausbleden, da du sonst Bestellungen übersehen könntest. Das hängt jedoch auch damit zusammen, ob du:
Mit Kassenintegration arbeitest und die Produktionsbons ohnehin an der Kasse druckst (also gar nicht mit dem Dashboard arbeitest)
Bei Stand Alone Betrieb einen Bondrucker angeschlossen hast (dieser druckt dann die entsprechenden Bestellungen, das Dashboard ist ebenfalls nicht für die Bestellabwicklung notwendig)
Tags (4)
Filtere Bestellungen nach einem bestimmten Tag.
Voraussetzung: Du musst Tags angelegt haben und deine Artikel müssen mit Tags versehen sein. Sind keine Tags vergeben, bleibt dieser Filter ohne Wirkung.
Kontextmenü
Über die drei Punkte oben rechts in der Headerleiste öffnest du das Kontextmenü mit weiteren Einstellungsmöglichkeiten für die Bestellungsseite.
Info: Links daneben befinden sich im überigens der Button zum On- oder Offlineschalten deiner Shops und der Button zur Speisekarte, mit dem du in deine Shop-Ansicht gelangst.
Abgeschlossene verstecken
Blendet abgeschlossene Bestellungen in der Listenansicht aus. Entspricht dem Abwählen der Checkbox Abgeschlossene zeigen in der Filterleiste – beide Einstellungen sind miteinander verknüpft.
Vorbestellungen verbergen
Blendet Vorbestellungen in der Listenansicht aus. Entspricht dem Abwählen der Checkbox Vorbestellungen anzeigen in der Filterleiste – beide Einstellungen sind miteinander verknüpft.
Abgeschlossene archivieren
Archiviert alle abgeschlossenen Bestellungen. Diese werden danach nur noch in der Bestellübersicht angezeigt, nicht mehr im Orderdashboard.
💡 Tipp: Du kannst diese Funktion z.B. jedes Quartal einmal nutzen, um dein Orderdashboard etwas übersichtlicher zu halten. Das ist jedoch kein Muss, da du auch abgeschlossene Bestellungen ebenso verstecken kannst.
Bestellübersicht
Hier gelangst du zu Bestellübersicht, wo du unteranderem Details über deine Bestellungen erfährst und runterladen kannst. Mehr dazu findest du im separaten Artikel.
Ton aktivieren
Aktiviert einen Hinweiston, der beim Eingang einer neuen Bestellung abgespielt wird. Nutze diese Funktion z.B. dann, wenn du das Orderdashboard zur Verwaltung von Abhol- oder Lieferbestellungen im Stand Alone Betrieb nutzt und keinen Bondrucker angeschlossen hast. So weißt du immer Bescheid, wenn eine neue Bestellung eingegangen ist.
Blinken aktivieren
Aktiviert ein Blinken des Bildschirms, das erscheint wenn die Verarbeitungszeit für eine Bestellung erreicht wurde und die Bestellung noch nicht abgeschlossen wurde.
💡 Tipp: In den meisten Fällen, werden die Bestellungen automatisch entweder durch die Übergabe an die Kasse oder den Druck des angeschlossenen Bondruckers im Stand Alone abgeschlossen. Nur in wenigen Fällen werden Bestellungen manuell abgeschlossen (z.B. wenn Gastbenachrichtigungen aktiviert sind oder du explizit deaktiviert hast, dass der Druck Bestellungen abschließen soll). Die Funktion Blinken aktivieren empfehlen wir dir dann zu aktivieren, wenn du mit einem der erstgenannten Workflows arbeitest, um direkt zu sehen, wenn es einen Verarbeitungsfehler der Kasse oder des Druckers gibt. In diesem Fall kann die Bestellung nämlich nicht automatisch abgeschlossen werden und dein Eingreifen ist erforderlich.
Offline gehen
Wir beschreiben die Funktion im Artikel Shop offline/online nehmen.
Tagesabschluss
Hier kannst du einen Tagesabschluss als PDF herunterladen. Das ist vor allem bei Stand Alone Betrieb ohne Eingabe in die Kasse essenziel. Mehr erfährst du im Artikel Tagesabschluss.
Seite neu laden
Lädt die Bestellungsseite neu, falls die Ansicht nicht aktuell sein sollte. Diese Funktion wird üblicherweise nicht benötigt.
Bestellungen im Orderdashboard
Im Orderdashboard findest du die einzelnen Bestellungen sauber untereinander aufgelistet. Schon hier kannst du auf den ersten Blick ein paar Informationen ablesen.
In der Regel siehst du (Reihenfolge oft abweichend):
Die Tischnummer von der bestellt wurde (nicht immer, hängt unter anderem von den erlaubten Bestellmodi ab - vgl. zum Mitnehmen und hier Essen und Selbstbedienung vs. Zum Tisch/Zimmer bringen)
Den Namen des Shops in dessen Shop-Ansicht die Bestellung aufgegeben wurde (nur bei mehreren Shops pro Backoffice, hier als Bereich:)
Die Bestellnummer (wird automatisch jeder Bestellung zugeordnet und dient zur Identifikation der Bestellung)
💡 Tipp: Hier erfährst du wie du einstellen kannst, bei welcher Zahl sich die Bestellnummer wieder auf eins setzt.
Timestamp der Bestellaufgabe
Timestamp des Bestellabschlusses (Erklärung folgt)
Kassenstatus (nur mit Kassenintegration, Erklärung folgt)
Printerstatus (nur mit externem Drucker, Standard bei Stand Alone, Erklärung folgt)
Haken für abgeschlossene Bestellung (Erklärung folgt)
Info: Neben dem Haken können weitere Symbole stehen, wie z.B. ein Kreuz für stornierte Bestellungen oder ein Motorrad für Bestellungen zur Lieferung.
Info: Wenn du Alkoholisch als Zusatzstoff hinterlegt hast, wir dir das ebenfalls schon in der Listenansicht gezeigt, damit du das Alter des Gastes kontrollieren kannst. - außerdem in der Detailansicht.
Status Abgeschlossen
Der Status Abgeschlossen gibt an, dass eine Bestellung fertig verarbeitet wurde - also alle Aktionen, die mit ihr durchgeführt werden müssen, beendet sind. Im alten Orderdashboard kannst du dies direkt in der Übersicht anhand des Hakens links neben der Bestellung (außerdem ist Schritt grau hinetlegt) bzw. in der Detailansicht am Timestamp Abgeschlossen: erkennen.
Der Auslöser für das Abschließen einer Bestellung kann unterschiedlich sein. Im folgenden geben wir dir einen Überblick:
Mit Kassenintegration
Wenn du mit einer Kassenintegration arbeitest - unabhängig von deiner Lizenz - werden Bestellungen in dem Moment abgeschlossen, in dem sie erfolgreich in der Kasse verarbeitet wurden. Aus diesem Grund wirst du im Dashboard in Regelfall nur abgeschlossene Bestellungen finden. Direkt an der Bestellung im Dashboard, sowie in der Detailansicht wird dir unten links auch der Kassenstatus als Fertig angezeigt, wenn die Bestellung korrekt verarbeitet also abgeschlossen wurden.
Wenn Bestellungen nicht abgeschlossen sind, befinden sie sich entweder:
noch im Kassenstatus in Verarbeitung (in den meisten Fällen nur wenige Sekunden)
oder in einem Status wie Verarbeitungsfehler (dann rot hinterlegt).
💡 Tipp: Wenn du also eine Bestellung siehst, die nicht grau ist, einen Haken auf der linken Seite hat und deren Kassenstatus nicht Fertig ist, weißt du, dass mit der Verarbeitung in der Kasse etwas nicht gestimmt hat. Wie du mit diesen Verarbeitungsfehlern umgehst erfährst du hier.
Beispiel für Bestellung mit Verarbeitungsfehler
Info: Eine weitere Ausnahme sind Vorbestellungen im Pick Up & Delivery Shop, wenn eine Verarbeitungszeit eingestellt wurde. In diesem Fall werden die Bestellungen bewusst verzögert an die Kasse übergeben und sind deswegen so lange noch offen.
Stand Alone mit Einstellung gedruckte Bestellungen autom. abschließen
Wenn du SO'USE im Stand Alone Betrieb mit Bondrucker nutzt und einstellst, dass Bestellungen durch den Bondruck automatisch abgeschlossen werden sollen, wird dein Orderdashboard in der Regel genauso aussehen wie eines mit Kassenanbindung. In diesem Fall werden die Bestellungen dann durch den Druck und nicht durch die Verarbeitung im Kassensystem abgeschlossen. Genauso wie bei der Kassenintegration gibt es auch den Druckerstatus, der in diesem Fall Fertig zeigt.
Info: Die Ausnahme für Vorbestellungen im Pick Up & Delivery Shop, wenn eine Verarbeitungszeit eingestellt wurde, gelten hier genauso (siehe oben). Ebenso, kann es auch bei Druckern zu Verarbeitungsfehlen kommen, die entsprechend dargestellt werden.
Stand Alone ohne automatisches Abschließen
Es kann im Stand Alone durchaus sinnvoll sein die Bestellungen nicht durch den Bondruck abschließen zu lassen, sondern manuell, wenn sie von dir in die Kasse übertragen wurden. Das hat den Vorteil, dass du den Überblick darüber behälst, welche Bestellungen du bereits übertragen hast und welche nicht.
Info: Wie du Bestellungen manuell abschließt erklären wir im Abschnitt Das Mehr-Optionen Menü.
Sonderfall: Gäste benachrichtigen
Wenn du mit Gastbenachrichtigungen arbeitest (bei Pick Up & Delivery oder Selbstbedienung) ist die Bestellung selbst nach dem manuellen Abschließen noch nicht richtig abgeschlossen. Du musst in diesem Fall zu ersten den Gast benachrichtigen.
Info: Dort wo im Bild "test" steht, steht dann der Name, deine konfigurierten Benachrichtigung.
Die Bestelldetailansicht
Ein Klick auf eine Bestellung öffnet die Detailansicht. Sie ist in mehrere Bereiche gegliedert und zeigt je nach Konfiguration in den Shopeinstellungen, Lizenz und Workflow (mit Kassen vs. Stand Alone) unterschiedliche Informationen an.
Ausgeklappte Detailansicht bei Self-Order-Kiosk-Lizenz
In der Regel siehst du folgendes:
Header
Zahlungsstatus und Zahlungsart: Zeigt den Status (z.B. Gast hat bereits bezahlt) und die verwendete Zahlungsmethode an, zum Beispiel Kreditkarte (Terminal).
Verzehrmodus: Gibt an, ob die Bestellung Zum Hier-Essen oder Zum Mitnehmen aufgegeben wurde. Bei Zum Hier-Essen wird zusätzlich der Tisch von dem bestellt wurde oder der verwendete Self-Order-Kiosk angezeigt
Bestellnummer: Wird angezeigt, wenn Verzehrmodus nicht Zum Hier-Essen
Shop: Bei mehreren Shops wird neben Bereich: der Shop in dessen Shop-Ansicht die Bestellung aufgegeben wurde gezeigt.
Checkout Angaben: Je nach dem ob du z.B. Telefonnummer, Name, E-Mail-Adresse oder Customfelder im Checkout abfragst, werden diese ebenfalls hier angezeigt.
Zeitstempel – Bestellt: Der genaue Zeitpunkt, zu dem die Bestellung eingegangen ist.
Zeitstempel – Abgeschlossen: Der Zeitpunkt, zu dem die Bestellung abgeschlossen wurde. Wie dieser Zeitpunkt definiert ist, hängt von der Konfiguration ab (siehe oben).
Testbestellung: Auf der rechten Seite, kannst du die Bestellung als sog. Testbestellung markieren. Mehr zu den Hintergründen und Auswirkungen findest du hier.
Header der Detailansicht einer stornierten Testbestellung
Mittelteil
Gesamtpreis: Ggf. zzgl. Pfand, Trinkgeld und bspw. Lieferausschläge - wird rechts unten ausgewiesen.
Sonderwünsche: Falls erlaubt und vom Gast abgegeben
Footer
Status von Kasse und/oder Printer: Im Fuß der Detailansicht findest du den bereits weiter oben erwähnten Status, falls eine Kasse oder ein externer Drucker angeschlossen sind.
Info: Bei Self-Order-Kiosk findest du unter Belegdrucke außerdem Informationen über den Ausdruck des Druckers am Kiosk und kannst so prüfen, ob es ggf. Probleme gab.
Bon erneut drucken: Ist ein externer Drucker angeschlossen (nicht über die Kasse) kann mit dem Button der Bon erneut ausgedruckt werden (bspw. falls der alte Ausdruck abhanden gekommen ist)
Button Bestellung abschließen: Zum manuellen Abschließen von Bestellungen im Stand Alone (nur vorhanden wenn keine Kassenanbindung existiert bzw. wenn Drucker Einstellung auf gedruckte Bestellungen autom. abschließen).
Mehr Optionen: Für weitere Aktionen
Button Schließen
Servicerufen nicht vergessen
💡 Tipp: Wenn du eine Bestellung in der Detailansicht öffnest, kann diese nicht parallel von einem andern Nutzer geöffnet werden, um zu verhindern, das ggf. durchgeführte Aktionen (wie bspw. Stornos) nicht doppelt passieren und es dadurch zu Fehlern kommt. Hat ein anderer Nutzer die Detailansicht einer Bestellung geöffnet, erscheint in der Listenansicht rechts das Wort Freigeben. Wenn du es anklickst erhältst du die Kontrolle über die Detailansicht und sie schließt sich automatisch beim andern Nutzer.
Das Mehr-Optionen-Menü
Das Mehr-Optionen-Menü enthält folgende Aktionen, die je nach Lizenz und Konfiguration variieren:
Ansicht Mehr-Optionen-Menü im Regelfall mit Kassenintegration
Bestellung nochmal in die Kasse pushen: Nicht vorhanden bei Stand Alone -sendet die Bestellung erneut an das angebundene Kassensystem. Mehr zum Nutzen und wann du die Funktion einsetzen solltest, findest du hier.
Gast benachrichtigen und Benachrichtigung überspringen: Wird nur in bestimmten Fällen angezeigt - wann und wie du Gäste benachrichtigst erfährst du hier.
Bestellung stornieren: Storniert die ausgewählte Bestellung. Die Bestellung erhält den Status Storniert und bleibt in der Liste sichtbar. Mehr zu Stornos erfährst du hier.
Belege downloaden: Lädt den verfügbaren Beleg als PDF herunter, sofern die angebundene Kasse Belegdaten zurückliefert (vgl. Feature-Übersicht Kassenintegrationen).
Mehr-Optionen-Menü bei Stand Alone mit aktiven Gastbenachrichtigungen
FAQ
Wo finde ich das Order-Dashboard?
Im Backoffice im Menü (links) unter Bestellungen. Die Ansicht ist außerdem die erste, die du beim Log In in das Backoffice siehst.
Was ist der Unterschied zwischen dem alten und dem neuen Orderdashboard?
Das alte Orderdashboard zeigt dir alle Bestellungen in einer chronologischen Liste und bietet dir Filterfunktionen sowie ein Kontextmenü mit weiteren Auswertungsmöglichkeiten. Das neue Orderdashboard soll das alte perspektivisch ersetzen – du erreichst es über den Button oben rechts im alten Dashboard. Wir empfehlen dir, dich schon jetzt damit vertraut zu machen.
Warum sehe ich keinen Reiter „Checkouts"?
Der Reiter Checkouts erscheint nur, wenn du den Self Checkout aktiviert hast. Ohne diese Funktion siehst du ausschließlich den Reiter Bestellungen.
Warum werden manche Bestellungen nicht automatisch abgeschlossen?
Das hängt von deinem Workflow ab:
Mit Kassenintegration: Die Bestellung wird abgeschlossen, sobald sie erfolgreich in der Kasse verarbeitet wurde. Bleibt sie offen, liegt meist ein Verarbeitungsfehler vor.
Stand Alone mit Bondrucker: Die Bestellung wird abgeschlossen, sobald der Bon gedruckt wurde – vorausgesetzt, die Einstellung gedruckte Bestellungen automatisch abschließen ist aktiv.
Stand Alone ohne automatisches Abschließen: Bestellungen müssen manuell in der Detailansicht abgeschlossen werden.
Mit Gastbenachrichtigungen: Die Bestellung gilt erst als vollständig abgeschlossen, nachdem du den Gast benachrichtigt hast.
Wann werden Vorbestellungen im Pick Up & Delivery Shop verzögert an die Kasse übergeben?
Wenn du eine Verarbeitungszeit für Vorbestellungen eingestellt hast, werden diese bewusst verzögert übertragen. Die Bestellung bleibt bis zum Übergabezeitpunkt offen – das ist kein Fehler.
Kann ich einen Bon erneut drucken?
Ja – öffne die Detailansicht der Bestellung und klicke auf Bon erneut drucken. Diese Funktion steht dir zur Verfügung, wenn ein externer Drucker angeschlossen ist (nicht über die Kasse).
Was passiert, wenn ich eine Bestellung storniere?
Die Bestellung erhält den Status Storniert und bleibt in der Liste sichtbar. Mehr Details zu Stornierungen findest du im separaten Artikel zu Stornos.
Kann ich nur einen bestimmten Shop anzeigen lassen?
Ja – wähle dazu zunächst den gewünschten Shop im Menü links aus (links neben dem dritten Zahnrad). Anschließend kannst du in der Filterleiste unter links nur diesen Shop anzeigen lassen.
Was bedeutet das Motorrad-Symbol neben einer Bestellung?
Das Motorrad-Symbol zeigt an, dass es sich um eine Lieferbestellung handelt.
Warum steht "Enthält alkoholische Produkte" an der Bestellung?
Wenn du Alkoholisch als Zusatzstoff hinterlegt hast, wird dir das bereits in der Listenansicht angezeigt – als Erinnerung, das Alter des Gastes zu kontrollieren.
Troubleshooting
Problem: Eine Bestellung ist rot hinterlegt – was bedeutet das?
Rot signalisiert oft einen Verarbeitungsfehler oder das noch eine Aktion mit der Bestellung durchgeführt werden muss. Bspw. konnte Bestellung nicht erfolgreich an die Kasse oder den Drucker übergeben werden. Öffne die Detailansicht und prüfe den was die rot hinterlegte Nachricht sagt bzw. den Kassen-und/oder Druckerstatus. Wie du mit Verarbeitungsfehlern umgehst, erfährst du im separaten Artikel zu Verarbeitungsfehlern.
Problem: Eine Bestellung wurde nicht gedruckt – was kann ich tun?
Mögliche Ursachen:
Bei Kassenintegration: Es handelt sich um einen Verarbeitungsfehler der Kasse. Wie du damit umgehst erfährst du hier.
Bei externem Drucker: Der Drucker ist offline oder hat ein Papierproblem → Prüfe den Druckerstatus, drücke den Button Bon erneut drucken in der Detailansicht der Bestellung
Problem: Der Bildschirm blinkt – was soll ich tun?
Das Blinken signalisiert, dass die Verarbeitungszeit einer Bestellung erreicht wurde und diese noch nicht abgeschlossen ist. Öffne die betreffende Bestellung in der Detailansicht, prüfe den Kassen- oder Druckerstatus und behebe ggf. den Verarbeitungsfehler oder schließe die Bestellung manuel ab.
Du kannst das Blinken auch im Kontextmenü oben links deaktivieren.
Problem: Eine Bestellung taucht im Dashboard nicht auf – woran liegt das?
Prüfe folgende Punkte:
Ist der Filter Abgeschlossene zeigen deaktiviert? Dann werden abgeschlossene Bestellungen ausgeblendet
Ist der Filter Vorbestellungen anzeigen deaktiviert? Dann fehlen Vorbestellungen in der Ansicht
Hast du einen Shop-Filter gesetzt? Wechsle auf Alle Bereiche (Shops)
Wurden Bestellungen bereits archiviert? Dann findest du sie nur noch in der Bestellübersicht.
Es kann außerdem vorkommen, dass zuletzt aufgegebene Bestellungen nicht ganz oben zu sehen sind, weil es bspw. noch offene Bestellungen gibt (diese werden immer als erstes angezeigt). Versuche die Bestellung anhand der Bestellzeit zu finden.
Problem: Ein Gast sagt, er habe seine Bestellung nicht erhalten – obwohl sie im Dashboard steht. Was tun?
Wahrscheinlich hast du die Bestellung nicht in der Kasse oder über den externen Bondrucker erhalten und so nicht von der Bestellung erfahren.
Prüfe den Kassenstatus in der Detailansicht: Zeigt er Verarbeitungsfehler findest du hier eine Anleitung
Prüfe den Druckerstatus (falls externer Bondrucker vorhanden): Zeigt er einen Fehler? → Prüfe Drucker und drucke den Bon erneut.