Zweck und Nutzen
Mit Gastbenachrichtigungen kannst du deine Gäste aktiv über den Status ihrer Bestellung informieren – zum Beispiel, wenn das Essen zur Abholung bereit ist. Du entscheidest, ob die Benachrichtigungen automatisch direkt nach Bestelleingang oder manuell zu einem späteren Zeitpunkt versendet werden. Die Benachrichtigungen können per SMS, E-Mail oder Push-Benachrichtigung erfolgen und sind individuell anpassbar.
Vorteile:
Informiere deine Gäste jederzeit über den Status ihrer Bestellung (vor allem beim Servicekonzept Selbstbedienung oder Lieferung/Abholung)
Verbessere die Gästeerfahrung durch proaktive Kommunikation
Flexibilität bei der Wahl des Benachrichtigungskanals
Mehrfacher Versand möglich (z. B. als Erinnerung)
Info: Wenn du mit Self-Order-Kiosks arbeitest, dann ist der Einsatz eines Order Display Screens (ODS) an Stelle von Benachrichtigungen sinnvoll. Eine weitere Alternative zu Gastbenachrichtigungen können Pager sein.
❗ Achtung: In diesem Artikel geht es allein um die Konfiguration des Features. Wenn du Gastbenachrichtigungen bereits eingestellt hast und wissen willst, wie du sie über dein Backoffice versenden kannst, wechsle zum Artikel Wie benachrichtige ich Gäste über ihre Bestellung?.
Voraussetzungen
Damit SMS- oder E-Mail-Benachrichtigungen überhaupt versendet werden können, müssen folgende Einstellungen aktiv sein:
Für E-Mail-Benachrichtigungen: Die Einstellung Besteller muss E-Mail angeben
Für SMS-Benachrichtigungen: Die Einstellung Besteller muss Telefonnummer angeben
Nur dann ist der Gast verpflichtet im Checkoutprozess die entsprechenden Kontaktangaben zu machen.
❗ Achtung: SMS-Benachrichtigungen sind mit zusätzlichen Kosten pro Nachricht verbunden und werden ohne weitere Warnung im System mtl. abgerechnet. Eine Übersicht der Kosten findest du hier.
Schritt-für-Schritt: Benachrichtigungsverhalten konfigurieren
1. Benachrichtigungsverhalten festlegen
Klicke links oben auf die drei Balken, um die Einstellungen zu öffnen
Wähle den richtigen Shop aus, für den du die Einstellungen vornehmen willst und öffne die Shopeinstellungen (3. Zahnrad)
Navigiere zu: Bestellen > Benachrichtigungsverhalten (Kunde)
Wähle unter Kunde muss benachrichtigt werden eine der folgenden Optionen:
Option | Beschreibung |
Aus | Keine Benachrichtigungen werden versendet. Alle konfigurierten Benachrichtigungen bleiben inaktiv (vor allem um automatische Benachrichtigungen kurzfristig auszuschalten, ohne die Benachrichtigungstext löschen zu müssen). |
Manuell | Du kannst später über den Menüpunkt Benachrichtigungen die Benachrichtigungen beliebig oft und zeitunabhängig manuell versenden. Ideal für flexible Abläufe. (empfohlen) |
Automatisch | Alle konfigurierten Benachrichtigungen werden direkt nach Eingang der Bestellung automatisch versendet. Sinnvoll nur bei einer einzigen Benachrichtigung. |
💡 Tipp: Die Einstellung Automatisch lohnt sich nur dann, wenn du den Gast einmal und direkt nach der Bestellaufgabe spezifische Informationen mitteilen willst, wie bspw. deine Standard-Lieferzeit.
In den meisten Fällen ist dafür aber die Einstellung Infotext nach Bestellung noch sinnvoller.
Für Standardbenachrichtigungen bei Lieferung/Abholung, empfehlen wir die normale Bestellzusammenfassung zu aktivieren.
Info: Der Hinweis Verursacht zusätzliche Kosten gilt nur für SMS und kann bei E-Mail und Push ignoriert werden.
2. Individuelle Benachrichtigungstexte erstellen
Im Bereich Individuelle Benachrichtigungstexte kannst du eigene Benachrichtigungen anlegen und nach Kanal differenzieren.
Schritt-für-Schritt:
Klicke auf Neue Benachrichtigung erstellen
Vergib einen Namen für die Benachrichtigung (z. B. "Essen fertig", "Erinnerung Abholung")
Lege individuelle Texte fest für:
SMS
E-Mail
E-Mail-Betreff
E-Mail-Text
Web-Benachrichtigung (Push)
Die Einstellungen werden automatisch gespeichert
Platzhalter verwenden:
Du kannst folgende Platzhalter in deinen Texten verwenden, die automatisch ersetzt werden:
{0} = Bestellnummer
{1} = Abholzeit
{2} = Tisch
Beispiel:
Deine Bestellung mit der Nummer {0} steht um {1} Uhr zur Abholung bereit.💡 Tipp: Es lohnt sich eine Benachrichtigung gleich über mehrere Kanäle zu versenden, wenn du willst, dass diese wirklich gelesen wird. Die Push Benachrichtigung muss bspw. erst vom Gast akzeptiert werden oder wird je nach Browser nicht zugelassen. E-Mails können im Spam landen oder der Gast hat über sein Smartphone keinen Zugriff darauf.
Abfrage der Push-Benachrichtigung im Checkoutprozess, wenn Text für Web-Benachrichtigung angelegt wurde
3. Individueller SMS-Absendername
Wenn du SMS-Benachrichtigungen nutzt, kannst du unter Individueller SMS-Name festlegen, welchen Absendernamen der Gast sieht.
💡 Tipp: Verwende deinen Restaurantnamen (z. B. Cafe Mustermann), damit der Gast die Nachricht sofort zuordnen kann.
4. Testbestellung durchführen
Führe unbedingt eine Testbestellung durch und versendet dafür eine Benachrichtigung.
Info: Wie das geht erfährst du im Artikel Wie benachrichtige ich Gäste über ihre Bestellung?.
5. Benachrichtigung bearbeiten oder löschen
Bereits erstellte Benachrichtigungen kannst du jederzeit bearbeiten oder entfernen:
Klappe die gewünschte Benachrichtigung auf, um sie zu bearbeiten
(Klicke auf den Löschen-Button)
FAQ
Kann ich mehrere Benachrichtigungen anlegen?
Ja, du kannst beliebig viele Benachrichtigungsvorlagen erstellen. Du kannst z. B. eine Benachrichtigung für "In Zubereitung" und eine für "Abholbereit" anlegen und diese nacheinander versenden.
Was ist der Unterschied zwischen "Manuell" und "Automatisch"?
Bei Manuell versendest du Benachrichtigungen zeitunabhängig und beliebig oft über den Menüpunkt Benachrichtigungen oder direkt an der Bestellung. Das ist ideal für flexible Abläufe, bei denen du den Versandzeitpunkt selbst bestimmen möchtest.
Bei Automatisch werden alle konfigurierten Benachrichtigungen direkt nach Bestelleingang automatisch versendet. Das ist meistens nur sinnvoll, wenn du genau eine Benachrichtigung versenden möchtest.
Was passiert, wenn ich "Aus" wähle?
Es werden keinerlei Benachrichtigungen versendet – weder manuell noch automatisch. Diese Einstellung ist sinnvoll, wenn du konfigurierte Benachrichtigungen kurzfristig deaktivieren möchtest, ohne die Texte löschen zu müssen.
Entstehen Kosten für Benachrichtigungen?
SMS-Benachrichtigungen verursachen pro Nachricht Kosten im Centbereich und werden monatlich abgerechnet. E-Mail- und Push-Benachrichtigungen sind kostenfrei. Eine Übersicht der Kosten findest du hier.
Was ist der Unterschied zwischen Gastbenachrichtigungen und der Bestellzusammenfassung?
Die Bestellzusammenfassung wird automatisch direkt nach Bestelleingang versendet und enthält alle Details der Bestellung. Sie dient als Bestellbestätigung.
Gastbenachrichtigungen versendest du zu einem späteren Zeitpunkt (z. B. wenn das Essen fertig ist) und der Text ist individuell anpassbar. Sie dienen der Statusinformation.
Warum sollte ich Benachrichtigungen über mehrere Kanäle versenden?
Push-Benachrichtigungen müssen vom Gast erst akzeptiert werden und werden je nach Browser teils nicht zugelassen. E-Mails können im Spam-Ordner landen oder der Gast hat über sein Smartphone keinen Zugriff darauf. Durch den Versand über mehrere Kanäle erhöhst du die Wahrscheinlichkeit, dass die Nachrichten gelesen werden.
Können Gäste Push-Benachrichtigungen deaktivieren?
Ja, Gäste müssen Push-Benachrichtigungen im Checkoutprozess aktiv zulassen und meist auch noch die entsprechende Anfrage vom Browser zulassen. Wenn sie die Abfrage ablehnen oder diese in den Browser-Einstellungen blockiert haben, kommen keine Push-Benachrichtigungen an.
Welche Platzhalter kann ich verwenden?
Du kannst {0} für die Bestellnummer, {1} für die Abholzeit und {2} für den Tisch verwenden. Die Platzhalter werden beim Versand automatisch durch die entsprechenden Informationen ersetzt.
Troubleshooting
Problem: Benachrichtigungen werden nicht versendet
Prüfe, ob unter Kunde muss benachrichtigt werden die Option Aus gewählt ist
Ändere die Einstellung auf Manuell oder Automatisch
Stelle sicher, dass mindestens eine Benachrichtigungsvorlage erstellt wurde
Überprüfe, ob du die Benachrichtigung tatsächlich ausgelöst hast (bei Manuell)
Prüfe, ob du Besteller muss Telefonnummer angeben für SMS-Versand bzw. Besteller muss E-Mail angeben für den Versand von E-Mails aktiviert hast
Problem: E-Mail-Benachrichtigungen kommen nicht an
Stelle sicher, dass die Einstellung Besteller muss E-Mail angeben in den Checkout-Einstellungen aktiviert ist
Prüfe, ob der Gast die E-Mail-Adresse korrekt eingegeben hat
Bitte den Gast, den Spam-Ordner zu überprüfen
Überprüfe, ob ein E-Mail-Text in der Benachrichtigungsvorlage angelegt wurde
Problem: SMS-Benachrichtigungen kommen nicht an
Prüfe, ob die Einstellung Besteller muss Telefonnummer angeben in den Checkout-Einstellungen aktiviert ist
Stelle sicher, dass die Telefonnummer im korrekten Format eingegeben wurde (mit Ländervorwahl)
Überprüfe, ob ein SMS-Text in der Benachrichtigungsvorlage angelegt wurde
Problem: Push-Benachrichtigungen kommen nicht an
Prüfe, ob der Gast beim Checkoutprozess die Abfrage Push-Benachrichtigung bestätigt hat
Der Gast muss die Berechtigung in den Browser-Einstellungen erteilt haben
Push-Benachrichtigungen funktionieren nur, wenn ein Text für Web-Benachrichtigung in der Vorlage angelegt wurde
Manche Browser (z. B. Safari auf iOS) unterstützen Web-Push-Benachrichtigungen nicht oder nur eingeschränkt
Problem: Benachrichtigungen werden ungewollt mehrfach versendet
Bei der Einstellung Automatisch werden alle konfigurierten Benachrichtigungen sofort nach Bestelleingang versendet
Wechsle auf Manuell, um mehr Kontrolle über den Versandzeitpunkt zu haben
Reduziere die Anzahl der Benachrichtigungsvorlagen auf eine einzige, wenn du Automatisch nutzen möchtest
Problem: Platzhalter {0}, {1}, {2} werden nicht ersetzt
Prüfe, ob die Platzhalter korrekt geschrieben sind: {0}, {1}, {2}
Stelle sicher, dass geschweifte Klammern verwendet werden (keine runden oder eckigen Klammern)
Achte darauf, dass keine Leerzeichen innerhalb der geschweiften Klammern stehen
Überprüfe, ob die entsprechenden Informationen (Bestellnummer, Abholzeit, Tisch) in der Bestellung vorhanden sind
Problem: Bestellnummer ist nicht auf dem Produktionsbon sichtbar
Sprich deinen Kassenpartner an, um die Druckertemplates entsprechend zu konfigurieren
Bei Stand Alone Betrieb kannst du die Druckertemplates selbst formatieren (siehe Artikel Anlegen von Druckertemplates)
Überprüfe, ob die Bestellnummer in den Bon-Einstellungen aktiviert ist
Problem: Button Gast benachrichtigen nicht sichtbar
Stelle sicher, dass mindestens eine Benachrichtigungsvorlage erstellt wurde
Aktualisiere die Seite oder melde dich neu im System an
Problem: Benachrichtigungen können über das Smartphone nicht versendet werden
Das Backoffice ist aktuell nicht für mobile Geräte optimiert
Nutze ein Tablet oder Laptop, um auf die Benachrichtigungsfunktionen zuzugreifen