Überblick
Je nach Servicekonzept und gewählter Lizenz, gibt es unterschiedliche Wege deine Gäste über die fertiggestellte Bestellung zu informieren. Während bei der Nutzung von Self-Oder-Kiosks oft ein ODS (Order Display Screen) zum anzeigen der Bestellnummern am sinnvollsten ist, können bei besonders weitläufigen Gastronomiekonzepten Pager eine gute Alternative sein.
In diesem Artikel geht es aber um die Benachrichtigungen, die du direkt aus dem SO'USE Backoffice versenden kannst und die vor allem beim Servicekonzept Selbstbedienung und/oder bei Abholung mit eigenem Pick Up & Delivery Shop zum Einsatz kommen.
❗ Wichtig: Um Gäste über dein Backoffice benachrichtigen zu können, musst du die entsprechenden Texte zuerst in den Shopeinstellungen konfigurieren. Außerdem muss für die Benachrichtigungstexte die Einstellung Manuell gewählt werden. Wie das geht und welche Konfigurationen am sinnvollsten sind erfährst du im Artikel Konfiguration Gäste benachrichtigen.
Benachrichtigungen manuell versenden
Wenn du unter Kunde muss benachrichtigt werden die Option Manuell gewählt hast, kannst du Benachrichtigungen über zwei Wege versenden.
Weg 1: Menüpunkt Benachrichtigungen (empfohlen)
Navigiere zu Benachrichtigungen im Hauptmenü (drei Balken)
Wähle im Dropdown-Menü (1) die gewünschte Benachrichtigungsvorlage aus
Gib im Eingabefeld (2) die Bestellnummer oder Abholnummer ein
Bestätige den Versand über Benachrichtigen
❗ Achtung: Diese Variante eignet sich nur dann, wenn die Bestell- oder Abholnummer korrekt auf deinen Produktionsbons abgebildet ist und die Bons von der Küche oder Bar korrekt an das Ausgabepersonal übergeben werden. Sprich deinen Kassenpartner an, wenn du Probleme mit der Konfiguration hast.
Bei Stand Alone Betrieb erfährst du hier, wie du deine Druckertemplates entsprechend formatieren kannst.
💡 Tipp: Es ist möglich, Benachrichtigungen mehrfach zu versenden, z. B. um Gäste an die Abholung zu erinnern.
Weg 2: Benachrichtigung direkt an der Bestellung
Je nachdem ob du das alte oder neue Orderdashboard nutzt, kannst du den Gast auch direkt an der jeweiligen Bestellung benachrichtigen.
Mit dem alten Orderdashboard:
Klicke/Tippe im Dashboard (zu finden im Menüpunkt Bestellen) auf eine neue Bestellung
Es öffnet sich ein Pop Up mit der Detailansicht
Klicke nun auf den Button Mehr Optionen am unteren Rand des Pop Ups, um ein weiteres Dialogfeld zu öffnen
Wenn du nun auf Gast benachrichtigen klickst...
...öffnet sich entweder ein weiteres Pop Up, wo du aus deinen verschiedenen Benachrichtigungen auswählen kannst (solltest du mehrere angelegt haben)
versendest du direkt deine Benachrichtigung (solltest du nur eine angelegt haben
Wenn du bereits eine Benachrichtigung versendet hast, verändert sich der Button Text zu Gast erneut benachrichtigen und es erscheint am untern Rand des Pop Ups der Text: Der Gast hat eine Benachrichtigung erhalten: vor ein paar Sekunden
Benachrichtige den Gast erneut, falls nötig oder wenn du weitere Benachrichtigungen angelegt hast (bspw. eine für "In Zubereitung" und eine für "Abholbereit")
Info: In dem Moment, in dem die erste Benachrichtigung versendet wird, wird die Bestellung abgeschlossen. Das hat Auswirkungen auf die Anzeige im Orderdashboard und den Status in der Kasse. Falls ein Gast seine Bestellung ohne benachrichtig zu werden bereits abgeholt hat, kannst du die Bestellung über Benachrichtigung überspringen ebenfalls abschließen ohne den Gast unnötig zu benachrtichtigen und ggf. zu verwirren.
Mit dem neuen Orderdashboard:
Klicke auf die Bestellung im neuen Orderdashboard, um die Detailansicht zu öffnen (auf der rechten Bildschirmseite)
Klicke auf die drei Punkte auf der linken untern Seite der Detailansicht
Es öffnet sich folgendes Dialogfeld:
Hover über oder tippe auf Benachrichtigungen - dir werden nun alle Benachrichtigungen angezeigt, die du angelegt hast
Klicke auf die Benachrichtigung, um sie zu versenden
Du erhältst eine Meldung, dass der Gast erfolgreich benachrichtigt wurde und die Detailansicht der Bestellung wird geschlossen
💡 Tipp: Um Gäste über diese Wege zu benachrichtigen, brauchen du oder dein Personal ein entsprechendes Gerät, um auf die Funktionen im Backoffice zugreifen zu können. Wir empfehlen dir ein Tablet oder Laptop zu nutzen. Smartphones dagegen sind suboptimal, da das System aktuell nicht mobil-optimiert ist.
Beispiele
Beispiel 1: Benachrichtigung bei Abholung
Szenario: Du nutzt einen Pick Up & Delivery Shop und bietest deinen Gästen unteranderem Abholung vor Ort an.
Kunde muss benachrichtigt werden: Manuell
Benachrichtigung 1
Name: in Zubereitung
Individueller Email Betreff: In Zubereitung
Individueller EMail Text: Deine Bestellung mit der Nummer {0} wird nun zubereitet.
Individuelle Web Benachrichtigung: Deine Bestellung mit der Nummer {0} wird nun zubereitet.
Benachrichtigung 2
Name: Abholung
Individueller Email Betreff: Mach dich bereit zur Abholung
Individueller EMail Text: Deine Bestellung mit der Nummer {0} kann ich 5 min abgeholt werden.
Individuelle Web Benachrichtigung: Deine Bestellung mit der Nummer {0} kann ich 5 min abgeholt werden.
Versand Benachrichtigung 1 (über Menüpunkt Benachrichtigungen mit Produktionsbon): Bei Produktionsbeginn
Versand Benachrichtigung 2 (über Menüpunkt Benachrichtigungen mit Produktionsbon): 5 min vor Fertigstellung
Zusatz: Aktiviere die Bestellzusammenfassung, um den Gast direkt nach Bestellaufgabe einen Zusammenfassung seiner Bestellung per E-Mail zu senden.
Beispiel 2: Benachrichtigung bei Selbstbedienung
Szenario: Du empfängst deine Gäste in einem Biergarten mit Selbstbedienung. Die Gäste geben ihre Bestellung per Smartphone über einen Touchpoint auf und werden per SMS informiert, wenn die Bestellung zur Abholung bereit ist. Da Getränke früher fertig werden als Speisen, gibt es zwei Benachrichtigungen.
Kunde muss benachrichtigt werden: Manuell
Individueller SMS-Absendername: Musterbiergarten
Benachrichtigung 1
Name: Getränke
Individueller SMS Text: Deine Getränke zur Bestellung Nr. {0} befinden sich an der Ausgabe zur Abholung. Deine Speisen folgen in etwa 10 min.
Benachrichtigung 2
Name: Speisen
Individueller SMS Text: Deine Speisen zur Bestellung Nr. {0} befinden sich an der Ausgabe zur Abholung. Lass es dir schmecken!
Versand Benachrichtigung 1 (über Menüpunkt Benachrichtigungen mit Produktionsbon): Wenn Getränke produziert
Versand Benachrichtigung 2 (über Menüpunkt Benachrichtigungen mit Produktionsbon): Wenn Speisen fertig zubereitet
Zusatz: Weise deinen Gäste über die Funktion Infotext nach Bestellung, dass Sie per SMS benachrichtigt werden, sobald ihr Bestellung zubereitet ist und zur Abholung bereit steht. Ergänze ggf. wo sich die Ausgabe befindet.
FAQs
Kann ich Benachrichtigungen mehrfach versenden?
Ja, sowohl bei der Einstellung Manuell als auch bei Automatisch, kannst du dieselben Benachrichtigung beliebig oft versenden. Das ist praktisch, um Gäste z. B. an die Abholung zu erinnern, wenn sie nicht rechtzeitig erscheinen.
Wie schließe ich Bestellungen ab, bei denen ich den Gast nicht benachrichtigen musste?
Wähle im alten Orderdashboard die Option Benachrichtigung überspringen. Dies sorgt für ein Abschließen der Bestellung ohne, dass die Benachrichtigung versendet wird.
Troubleshooting
Die meisten Probleme mit Benachrichtigungen haben direkt oder indirekt mit einer fehlerhaften Konfiguration zu tun. Schau für die Problembehebung deshalb gerne beim Artikel Konfiguration Gäste benachrichtigen vorbei.